Setiap gedung perlu dikelola dan dijaga dengan baik agar dapat beroperasi dengan layak. Untuk itu, dibutuhkan building maintenance (perawatan bangunan gedung) yang baik dan benar. Agar dapat terlaksana dengan benar, harus ada pengelola yang bertugas khusus untuk memelihara keadaan bangunan.
Pengertian Building Maintenance
Building maintenance adalah aktivitas yang dikerjakan untuk menjaga dan memperbaiki fungsi properti residensial maupun komersial. Dengan begitu, aktivitas ini mencakup berbagai tugas, seperti: tampilan, pembersihan, dan pemeliharaan sistem kelistrikan, sehingga bangunan dapat berfungsi dengan aman dan nyaman bagi para penyewa dan pengguna lainnya, seperti pengunjung.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2021 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2002 tentang Bangunan Gedung Pasal 1 Ayat 30, pengelola adalah unit organisasi atau badan usaha yang bertanggung jawab atas kegiatan operasional bangunan gedung, pelaksanaan pengoperasian, dan perawatan sesuai prosedur yang telah ditetapkan dengan efisien dan efektif.
Pihak pengelola secara rutin menginspeksi, memperbaiki, dan mengganti suku cadang berbagai peralatan agar gedung bisa berfungsi dengan benar dan aman. Pada hari tertentu, karyawan dari pihak pengelola juga mengganti filter AC dan melakukan kegiatan pemeliharaan preventif untuk memastikan keberlanjutan bangunan tersebut.
Untuk mengelolanya dengan baik, pihak pengelola perlu membentuk building maintenance team (tim pemeliharaan). Tujuan utama dari tim pemeliharaan adalah mencegah terjadinya berbagai kerusakan dan ketidaknyamanan lewat pemeliharaan yang proaktif. Selain demi kenyamanan dan keamanan penyewa, hal ini juga penting bagi pemilik gedung, karena nilai jual dan sewa juga bergantung pada kondisi suatu gedung.
Jenis Building Maintenance
Agar dapat berjalan dengan maksimal, tugas pemeliharaan gedung dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu:
Routine Maintenance
Tugas pemeliharaan preventif yang sudah terjadwal secara rutin untuk mempertahankan fungsi bangunan dan menjaganya dari kerusakan.
Tugas ini mencakup pembersihan, pembuangan sampah, pengecatan ulang, dan penyiangan. Berkaitan dengan cakupannya, tugas pemeliharaan rutin ini bisa dilaksanakan harian, mingguan, atau secara berkala sesuai jadwal.
Preventive Maintenance
Sesuai namanya, tugas ini dilakukan untuk mencegah kerusakan dan meningkatkan daya tahan bangunan. Tugas ini mencakup tindakan pencegahan berkelanjutan agar desain dan konstruksi bangunan bisa menahan badai, banjir, dan berbagai bencana lainnya.
Tugas ini mencakup inspeksi sistem utilitas dan peralatan, membersihkan peralatan secara teratur untuk meminimalkan kotoran dan debu, memeriksa daya mesin untuk mengoptimalkan efisiensi energi, serta mengganti peralatan sebelum rusak.
Corrective Maintenance
Sedalam apa pun tindakan pencegahan yang dilakukan, terkadang tetap ada kerusakan yang dapat terjadi. Nah, tugas korektif dilakukan untuk mengembalikan fungsionalitas dan kenyamanan sebuah bangunan agar bisa kembali beroperasi sesegera mungkin. Tugas ini mencakup semua tindakan perbaikan.
Jenis Pegawai untuk Pemeliharaan
Tugas pemeliharaan yang berbeda-beda tentu membutuhkan bidang spesialisasi yang juga berbeda. Oleh karena itu, pegawai untuk tugas ini pun dikategorikan tergantung tanggung jawab dan pengalaman masing-masing, yaitu:
Janitor (Petugas Kebersihan)
Janitor melaksanakan pembersihan umum gedung, yang mencakup: penyedotan karpet serta pembersihan lantai, kamar mandi, jendela, dan pintu.
Maintenance Technicians (Teknisi Pemeliharaan)
Teknisi ini menangani berbagai tugas yang membutuhkan kemampuan khusus. Teknisi bertugas untuk melakukan inspeksi, memelihara, serta memperbaiki sistem utilitas dan HVAC (Heating, Ventilation, and Air Conditioning) sebuah gedung.
Agar tak ada yang terlewat teknisi pemeliharaan biasanya mendapatkan tugas melalui perintah kerja yang dicantumkan di Computerized Maintenance Management System (CMMS).
Maintenance Supervisors (Pengawas Pemeliharaan)
Sesuai jabatannya, supervisor mengawasi perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan untuk sebuah gedung. Supervisor mengelola setiap pekerja dan memastikan bahwa tugas pemeliharaan telah dituntaskan sesuai kebutuhan dan Standard Operating Procedure (SOP). Terkadang supervisor juga terlibat untuk merekrut dan melatih para pekerja pemeliharaan.
Kesimpulan
Setiap gedung, baik residential facility (apartemen atau penthouse), gedung perkantoran, maupun gedung pemerintahan membutuhkan building maintenance yang baik untuk memastikan berjalannya fungsi gedung sebagaimana mestinya demi kenyamanan dan keamanan para penghuni penyewanya.
Maintenance ini mencakup berbagai tugas, seperti: pembersihan, pengecatan, dan perbaikan sistem bangunan. Petugas kebersihan melakukan tugas pemeliharaan rutin, sedangkan teknisi pemeliharaan melakukan tugas pemeliharaan khusus. Seluruh tugas tersebut dijadwalkan dan diawasi oleh supervisor menggunakan CMMS.
Gedung merupakan aset tetap yang perlu dikelola dengan baik agar menghasilkan keuntungan dan bisa beroperasi dengan optimal. Oleh karena itu, dibutuhkan fixed asset management software yang andal untuk mengelolanya dengan baik, yaitu: ERP (Enterprise Resource Planning) iDempiere.
ERP iDempiere mampu merekam dan menyajikan data aset secara rinci, real-time, dan aman serta mengintegrasikan manajemen aset dengan seluruh proses bisnis lainnya, sehingga memudahkan proses audit.
ERP iDempiere bisa dikonfigurasi sesuai keunikan proses bisnis perusahaan dan digunakan tanpa batasan jumlah pengguna (unlimited user). Untuk informasi mengenai modul asset management dan modul lainnya dari ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.