Delivery order adalah dokumen yang penting di dalam kegiatan pengiriman barang. Kerap disamakan dengan surat jalan, keduanya ternyata berbeda. Agar pengiriman barang Anda bisa berjalan dengan lancar, simak pengertian delivery order di bawah ini.
Pengertian Delivery Order
Delivery order adalah dokumen berupa perintah pengiriman barang yang dibuat pihak penjual berdasarkan pesanan pembeli, baik dalam kota, luar kota, maupun luar negeri. Dokumen ini dibuat dengan adanya kesepakatan antara pihak penjual dan pembeli, sehingga berisi rincian dan harga barang yang dipesan.
Selanjutnya, delivery order diberikan kepada staf gudang untuk menyiapkan barang-barang yang akan dikirim. Setelah itu, dokumen ini dijadikan sebagai acuan untuk membuat surat jalan yang nantinya akan dibawa kurir saat pengantaran ke lokasi pengiriman yang diminta pembeli.
Manfaat Delivery Order
Dokumen delivery order memiliki sejumlah manfaat penting bagi penjual maupun pembeli, yaitu:
- Menunjukkan daftar barang yang dikirimkan penjual kepada pembeli.
- Sebagai bukti transaksi jual beli yang sah.
- Digunakan untuk membuat surat jalan yang sangat penting di dalam proses pengiriman barang dagangan kepada pembeli.
- Sebagai bukti pencocokkan dengan surat jalan bagi pihak asuransi jika terjadi kecelakaan saat pengiriman.
Pengertian Surat Jalan
Sementara surat jalan adalah surat legal dengan rincian barang yang akan dikirim, seperti: nama, jumlah, dan jenis barang. Surat jalan merupakan hasil dari delivery order.
Surat jalan berfungsi sebagai bukti pengiriman yang legal bagi pihak penjual dan ekspedisi. Di dalam kegiatan ekspor impor, surat jalan juga harus dibawa agar pengiriman barang bisa berjalan dengan lancar dan terbebas dari aneka masalah, misalnya pemeriksaan muatan.
Manfaat Surat Jalan
Nah, surat jalan ini juga memiliki manfaat yang tak kalah penting bagi pihak penjual maupun pembeli, yakni:
- Sebagai lembar penagihan penjual kepada pembeli.
- Sebagai bukti legal agar pengiriman bisa berjalan dengan lancar.
- Sebagai bukti untuk pihak asuransi jika terjadi kecelakaan saat pengiriman.
- Sebagai bukti bahwa pengiriman sudah dilakukan.
Warna Surat Jalan
Dokumen surat jalan ini terdiri dari 3 rangkap dengan warna yang berbeda, yaitu:
1. Putih
Lembar putih merupakan bukti bahwa barang telah diserahkan kepada pembeli. Lembar ini nantinya akan dibawa kembali oleh kurir untuk dipegang oleh penjual dan akan menjadi acuan untuk menagih pembeli pada batas waktu (due date).
2. Merah
Lembar merah merupakan dokumen yang diserahkan kepada pembeli. Lembar ini menjadi bukti dari pemesanan dan penerimaan barang.
3. Kuning atau Hijau
Lembar kuning atau hijau umumnya merupakan catatan laporan transaksi. Lembar ini bisa diberikan kepada pihak (karyawan ataupun supervisor) yang menyampaikan perintah pengiriman.
Perbedaan Delivery Order dan Surat Jalan
Lantas, apa saja perbedaan delivery order dan surat jalan? Simak rangkuman perbedaanya berikut ini:
- Surat jalan wajib dibawa kurir dan ditunjukkan kepada petugas di jalan saat ada pemeriksaan muatan di kendaraan. Sementara delivery order menempel di barang yang dikirimkan, tetapi tidak perlu ditunjukkan kepada petugas di jalan.
- Bentuk delivery order dari setiap perusahaan berbeda satu sama lain dengan logo dan ciri khas masing-masing. Sementara bentuk surat jalan di semua perusahaan hampir sama.
- Surat jalan merupakan bukti legal untuk pengiriman barang, sedangkan delivery order merupakan acuan untuk membuat surat jalan.
Kesimpulan
Delivery order dan surat jalan adalah 2 dokumen yang berbeda. Delivery order merupakan dokumen perintah pengiriman barang berdasarkan pemesanan pembeli, yang menjadi acuan untuk membuat surat jalan. Sementara surat jalan merupakan surat legal yang berisi rincian barang yang akan dikirim oleh kurir dan sebagai lembar bukti telah terjadinya pengiriman sehingga bisa dilakukan penagihan kepada pembeli.