Setiap transaksi, baik kecil maupun besar membutuhkan bukti yang jelas sebagai bentuk pertanggungjawaban. Invoice, kwitansi, dan nota adalah beberapa di antaranya. Namun, sudahkah Anda mengetahui perbedaan invoice, kwitansi, dan nota?
Meskipun sama-sama merupakan bukti transaksi, tetapi bentuk dan penggunaan ketiganya ternyata berbeda-beda. Yuk, pahami perbedaan selengkapnya di bawah ini.
Pengertian Invoice
Invoice adalah dokumen komersial yang mencatat transaksi kredit antara penjual dan pembeli. Invoice dibuat setelah pemesanan dilakukan atau setelah barang diterima pembeli, sehingga umumnya dibuat setelah delivery order ditandatangani pembeli.
Setiap perusahaan memiliki format, template, dan komponen invoice yang berbeda, tergantung kebutuhan dan keunikan proses bisnis masing-masing. Invoice memiliki beberapa fungsi, antara lain:
Mencatat Penjualan
Invoice berperan penting untuk mencatat penjualan yang telah terjadi. Pencatatan ini meliputi berbagai data penting, seperti: identitas penjual, identitas pembeli, barang yang dibeli, waktu transaksi, nominal pajak, dan total harga yang harus dibayar.
Menjadi Payung Hukum
Invoice dapat dijadikan sebagai payung hukum bagi penjual maupun pembeli. Jika terjadi konflik di antara keduanya, maka invoice dapat digunakan untuk membuktikan siapa yang benar.
Contoh: Pembeli menolak melakukan pembayaran saat barang sampai, padahal barang dan jumlahnya telah sesuai invoice. Nah, penjual dapat menuntut pembeli dengan invoice yang telah disiapkan sejak pembeli melakukan pemesanan.
Arsip dan Analisis
Invoice dapat diarsip penjual untuk menganalisis pola pembelian para konsumen dan pelanggan. Hal ini dapat digunakan untuk menyiapkan strategi bisnis pada masa depan.
Pengertian Kwitansi
Kwitansi sebenarnya merupakan bentuk tidak baku dari kuitansi, tetapi kata kwitansilah yang lebih umum dipakai. Mengutip KBBI, kuitansi adalah surat bukti penerimaan uang.
Jika invoice dibuat saat barang dikirimkan, maka lain halnya dengan kwitansi yang dibuat saat pembayaran diterima. Dengan demikian, kwitansi adalah surat bukti penerimaan uang yang diberikan penjual kepada pembeli setelah dilakukannya pembayaran.
Lembar kwitansi bisa dibeli di toko perlengkapan alat tulis dengan harga yang terjangkau. Kwitansi mencakup beberapa komponen, yakni: nominal uang, nama penjual (penerima uang), nama pembeli (pemberi uang), tujuan penyerahan uang, tempat, tanggal, dan tanda tangan penerima uang.
Sebagai bukti transaksi yang sah, kwitansi harus disematkan meterai yang berlaku sesuai undang-undang. Maka dari itu, meskipun bentuknya sederhana, tetapi kwitansi (kuitansi) tetap memiliki kekuatan hukum.
Lembar kuitansi terdiri dari 2 bagian, yakni:
- Lembar kecil (sub-kuitansi) yang disimpan penjual.
- Lembar besar yang diberikan kepada pembeli.
Oleh karena itu, kuitansi bisa dibuat 2 rangkap untuk disimpan oleh penjual maupun pembeli.
Pengertian Nota
Nota adalah dokumen tertulis yang menjadi bukti transaksi jual beli. Namun, nota diberikan sebelum barang berpindah tangan agar penjual dan pembeli sama-sama mengetahui total pembayaran yang harus dilunasi.
Harga yang tertulis di nota tidak dikenakan pajak. Jika pembayaran akan dilakukan secara kredit, maka penjual akan mencantumkan tenggat waktu pembayarannya.
Nota mencakup beberapa komponen, yakni: nominal uang, nama penjual (penerima uang), tempat, tanggal, nama barang, jenis barang, serta tanda tangan pembeli dan penjual.
Berdasarkan kegunaannya, nota terbagi atas 2 jenis, yaitu:
- Nota Debit
Nota debit merupakan bukti transaksi yang dibuat pihak kedua atas pengembalian barang yang rusak.
- Nota Kredit
Nota kredit merupakan pemberitahuan bahwa penjual telah mengirimkan barang baru sebagai pengganti barang yang rusak itu.
Selain sebagai bukti transaksi, nota juga memiliki 2 fungsi lain, yaitu:
- Sebagai dokumen untuk mengetahui jumlah barang yang dikirim dan yang harus dibayar.
- Sebagai pengingat agar pembeli membayar tagihan tepat waktu.
Perbedaan Invoice, Kwitansi, dan Nota
Setelah memahami pengertian dan fungsi ketiga bukti transaksi di atas, simak rangkuman tentang perbedaan ketiganya di bawah ini:
Waktu Pembuatan
Invoice diterbitkan setelah barang diterima atau bahkan setelah pemesanan dilakukan. Kuitansi dibuat setelah uang diterima. Nota ditulis sebelum barang berpindah tangan.
Bentuk
Bentuk invoice di setiap perusahaan berbeda-beda, tergantung kebutuhan dan keunikan proses bisnis masing-masing. Sementara bentuk kuitansi di mana pun sama dan bentuk nota pun cenderung mirip satu sama lain.
Penggunaan
Invoice digunakan untuk transaksi kredit, sedangkan kuitansi umumnya untuk transaksi tunai. Sementara nota bisa digunakan untuk kedua transaksi tersebut, bahkan bisa digunakan sebagai bukti pengembalian dan pengiriman barang ganti.
Pengguna
Invoice umumnya digunakan oleh perusahaan, sedangkan kuitansi dan nota digunakan oleh bisnis kecil, seperti toko dan apotek kecil.
Kesimpulan
Meskipun sama-sama merupakan bukti transaksi, tetapi terdapat beberapa perbedaan antara invoice, kwitansi, dengan nota. Invoice umumnya digunakan oleh perusahaan, sedangkan kwitansi dan nota oleh toko dan apotek kecil.
Jika perusahaan Anda ingin beralih dari sistem pencatatan manual ke digital, maka gunakanlah ERP (Enterprise Resources Planning) iDempiere. Aplikasi ERP ini dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan dan keunikan proses bisnis, termasuk untuk invoice-nya.
Aplikasi ERP juga mampu mengotomatisasi seluruh proses bisnis, seperti: warehouse, inventory, supply chain, finance & accounting, dan lain sebagainya secara terintegrasi. Untuk pertanyaan lebih lanjut tentang cara kerja dan implementasi ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.