Kata invoice tentu tak asing lagi di telinga para pekerja dan pebisnis. Usai bertransaksi secara kredit, pembeli umumnya akan mendapatkan invoice. Namun, apa itu invoice?
Invoice sendiri berperan sebagai elemen yang amat penting di dalam pengendalian dan audit internal akuntansi. Jadi, tak heran jika invoice harus dibuat dengan secermat dan seakurat mungkin.
Apa Itu Invoice?
Mengutip laman Investopedia, invoice adalah dokumen komersial yang mencatat transaksi antara pembeli dan penjual, seperti kertas tanda terima dari toko fisik atau ringkasan pembelian online dari toko online.
Invoice diperuntukkan bagi transaksi jual beli yang dilakukan secara kredit. Oleh karena itu, di dalam invoice umumnya akan tertera metode pembayaran dan berbagai ketentuan, seperti diskon, denda, dan lain sebagainya.
Di Indonesia sendiri, invoice disebut sebagai faktur atau tagihan. Berdasarkan KBBI, faktur adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar. Sementara tagihan adalah uang dan sebagainya yang harus ditagih.
Manfaat Invoice
Sebagai elemen yang sangat penting invoice tentu memiliki sejumlah manfaat, yaitu:
- Menjadi bukti yang dapat dipertanggungjawabkan atas adanya kesepakatan di antara penjual dan pembeli.
- Menyajikan informasi tentang nominal yang harus dibayarkan beserta metode dan ketentuannya.
- Menunjukkan total produk yang dibeli.
- Manjadi salah satu acuan untuk three-way matching di samping purchase order dan material receipt di proses pembelian.
- Menjadi acuan three-way matching di samping sales order dan shipment di proses penjualan.
- Menjadi rujukan apabila terjadi kesalahan di dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan.
- Menjadi acuan untuk menyusun pembukuan keuangan.
- Menjadi bukti pembayaran pajak.
- Menjadi dokumen acuan untuk audit internal maupun eksternal.
3 Jenis Invoice
Berdasarkan penggunaannya, ada 3 jenis invoice yang bisa diterbitkan untuk transaksi perusahaan, yakni:
Invoice Biasa
Dapat ditemukan di dalam transaksi jual beli sehari-hari dengan tampilan data yang ringkas, invoice ini memuat informasi rinci terkait barang yang dipesan, harga per barang, dan total harga yang harus dibayarkan pembeli.
Invoice Konsuler
Jenis invoice ini hanya akan diterbitkan untuk transaksi perdagangan berskala internasional, yakni ekspor-impor.
Untuk melakukan perdagangan internasional dan menerbitkan invoice konsuler, invoice ini harus disahkan oleh negara pembeli yang menerima impor dan disertai bukti dari kedutaan negara asal yang mengekspor (penjual) barang itu.
Invoice Proforma
Invoice proforma adalah invoice yang dikirimkan secara bertahap, karena barang yang dipesan pun dikirim secara bertahap. Meski begitu, penjual tetap harus mencantumkan nama, jenis, harga barang, dan biaya pengiriman yang sesuai.
Invoice proforma ini berperan sebagai bukti sementara. Setelah penjual mengirim semua barang yang dipesan, maka penjual harus mengganti invoice proforma sebelumnya menjadi invoice biasa.
Komponen Pembuatan Invoice
Setiap perusahaan memiliki komponen dan bahkan template invoice sesuai kebutuhan masing-masing. Namun, invoice yang baik umumnya mencantumkan komponen di bawah ini:
- Identitas pembeli sebagai tujuan penagihan.
- Identitas penjual sebagai pihak penerbit tagihan.
- Nomor invoice untuk keperluan arsip.
- Daftar setiap barang yang dibeli beserta jumlah, harga per barang, pajak, dan total yang harus dibayar.
- Sistem pembayaran, termasuk akan didenda berapa persen apabila membayar lewat dari tanggal jatuh tempo atau akan mendapatkan diskon jika membayar beberapa hari sebelum tanggal jatuh tempo.
- Metode pembayaran, baik uang tunai maupun non-tunai (bank transfer atau digital wallet). Apabila pembayaran dilakukan secara non-tunai, maka cantumkan nomor rekening atau digital wallet dengan jelas.
Kesimpulan
Sederhananya, invoice adalah dokumen yang mencatat transaksi kredit antara penjual dan pembeli. Dokumen ini dilengkapi dengan nama, jenis, jumlah barang, total harga, ketentuan pembayaran, dan metode pembayaran.
Tak hanya penjual, pembeli pun wajib memastikan keabsahan invoice yang diterbitkan dengan mengecek kembali data di dalamnya. Jika kurang jelas, maka pembeli bisa langsung bertanya kepada penjual.
Jika Anda membutuhkan aplikasi untuk membuat invoice yang terintegrasi, maka ERP iDempiere jawabannya. Selain dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan dan keunikan bisnis, aplikasi ERP iDempiere juga dapat diandalkan untuk three-way matching.
Berbasis web, ERP iDempiere dapat diakses dari mana saja. Tak perlu khawatir terkait keamanannya, karena ERP iDempiere diinstal di Infrastructure-as-a-Service Cloud yang aman dan terpercaya, yakni Amazon Web Services. Untuk informasi lebih lanjut terkait ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.