Seiring berkembangnya suatu perusahaan, maka proses pemeriksaan keuangannya akan semakin sulit untuk dilakukan secara manual. Proses manual malah sangat mungkin menimbulkan kesalahan akibat human error. Untuk mempermudahnya, perusahaan bisa menerapkan three-way matching dengan software akuntansi.
Three-way matching atau kadang disebut three-way match adalah proses pencocokkan 3 hal sebelum menyetujui pembelian, yaitu: purchase order, invoice, dan material receipt. Jika ketiga hal itu cocok, maka invoice dari pemasok atau vendor itu akan disetujui untuk dilanjutkan ke pembayaran.
Komponen Three-Way Matching
Sesuai namanya, proses yang memudahkan pengambilan keputusan keuangan ini melibatkan 3 komponen, antara lain:
Purchase Order
Purchase order atau PO adalah dokumen yang menandakan pesanan pembelian. Dokumen ini memuat PO number (nomor PO) dan line items (kuantitas, varian, harga setiap produk, dan catatan tambahan) yang telah disetujui oleh pemasok dan pembeli (perusahaan). Nomor PO nantinya bisa diseragamkan dengan nomor invoice, sehingga memudahkan pelacakan.
Material Receipt
Kemudian, ada material receipt yang menyatakan bahwa pembeli telah menerima barang atau jasa dari pemasok atau vendor. Setelah diperiksa dan memang terbukti benar, maka material receipt akan dianggap sebagai konfirmasi penerimaan pembelian.
Invoice
Terakhir ada invoice yang direkam ke dalam software, sehingga pengakuan utang bisa tercatat. Invoice adalah dokumen dari pemasok atau vendor yang mencantumkan tagihan untuk suatu barang atau jasa, diskon, nomor invoice, identitas pemasok, dan jadwal pembayaran.
3 Manfaat Three-Way Matching
Proses pencocokkan ini dapat menyederhanakan proses pembayaran dengan akurat. Selain itu, proses pencocokkan 3 komponen ini juga menawarkan sejumlah manfaat lainnya, antara lain:
Menghemat Waktu dan Uang
Penerapan three-way match dapat menghemat waktu dan uang dengan konsistensi dan akurasi tinggi. Kurangnya akurasi dapat menyebabkan kekurangan atau kelebihan bayar invoice yang tentunya akan merugikan perusahaan dan pemasok. Nah, three-way match dapat mencegah hal tersebut.
Menjalin Hubungan Baik
Pembayaran yang tepat waktu dan nominal akan meningkatkan reputasi perusahaan di mata pemasok sekaligus mendorong terjalinnya hubungan baik antara perusahaan dan pemasok.
Memudahkan Proses Audit
Dengan proses ini, maka staf akuntansi dapat menyajikan dokumen dengan benar dan lengkap. Dengan begitu, auditor tidak akan kesulitan saat melakukan pemeriksaan data.
Alur Three-Way Matching dengan Software Akuntansi
Lantas, seperti apa alur dari proses three-way matching ini? Simak alur selengkapnya berikut ini:
- Pembeli membuat purchase order yang nantinya akan dikirim ke pemasok atau vendor.
- Saat barang atau jasa datang, divisi yang berkepentingan membuat dokumen material atau service receipt.
- Berdasarkan material atau service receipt, divisi keuangan memeriksa invoice yang dikirimkan vendor atau pemasok, kemudian merekamnya ke dalam software.
Contoh:
Sebuah perusahaan mengirimkan purchase order kepada pemasok untuk membeli 15 laptop. Setelah itu, perusahaan akan menerima laptop yang dikirim oleh pemasok. Jumlah barang yang dikirim akan dicocokkan dengan purchase order, kemudian, akan dibuatkan material receipt yang menandakan bukti penerimaan barang.
Kemudian divisi keuangan akan membandingkan data vendor invoice, yang dikirimkan pemasok, dengan data material receipt. Jika sesuai, maka data tersebut akan direkam ke dalam software dan diakui sebagai utang perusahaan. Jika tidak sesuai, maka akan dilakukan koreksi dengan membuat credit memo.
Software Akuntansi untuk Three-Way Matching
Untuk dapat melakukan setiap alur dari proses di atas, dibutuhkan software akuntansi yang andal dan memadai. Namun, jika Anda membutuhkan software bisnis yang bisa mengakomodasi kebutuhan semua divisi, maka iDempiere adalah solusinya.
IDempiere adalah ERP (Enterprise Resource Planning) yang dapat mengotomatisasi tidak hanya akuntansi, tetapi juga semua proses bisnis perusahaan secara terintegrasi. Modul keuangan dari iDempiere dilengkapi berbagai fitur, antara lain: invoice, payment, pembayaran invoice berdasarkan payment receipt, multi currencies, credit memo, petty cash, dan bank reconciliation.
Menawarkan sejumlah modul ERP, seperti modul akuntansi dan keuangan, modul CRM, modul inventaris, modul SCM, dan lain-lain, ERP ini dapat menyederhanakan proses bisnis dan memusatkannya pada 1 software bisnis saja, sehingga lebih mudah untuk dikelola dan dipantau.
Sebagai ERP open-source, iDempiere juga bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan dan keunikan proses bisnis dan dapat digunakan tanpa batasan jumlah pengguna (unlimited user).
Untuk menggunakan iDempiere ERP, hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266, vendor ERP yang telah berpengalaman selama 10 tahun untuk mendukung kegiatan bisnis berbagai jenis perusahaan dan memberikan layanan purna jual terbaik.