Kesalahan akibat human error kerap terjadi dalam pengerjaan manual, seperti pada risiko kesalahan pada proses pembebanan pajak aset atau kesalahan input kode dan rumus tertentu saat penjurnalan. Jika terjadi terus menerus, itu akan menghambat kelancaran bisnis, terutama di perusahaan besar. Karena itu, ERP software dibutuhkan untuk mengotomatisasi proses bisnis secara terintegrasi.
ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning. Pengertian ERP sendiri adalah software yang dirancang untuk mengotomatisasi berbagai proses bisnis perusahaan secara terintegrasi.
Perancangan software bisnis ini dapat dioptimalkan melalui proses implementasi ERP. Dengan implementasi ERP, maka satu proses bisnis dengan yang lainnya akan saling terhubung. Hal ini dapat menghindarkan perusahaan dari miskomunikasi antar divisi dan berbagai kesalahan yang diakibatkan human error.
Contoh Kasus Human Error
Ada banyak contoh kasus human error yang bisa ditemui di berbagai perusahaan. Kali ini, mari ambil contoh kasus human error di divisi finance & accounting:
– Monitoring Depresiasi Aset: divisi akuntansi awalnya harus menentukan nilai beban aset per bulan berdasarkan klasifikasi perpajakan dari aset tersebut. Meskipun perhitungan bisa dilakukan di awal, tetapi proses pembebanan yang dilakukan setiap bulan selama umur asset tersebut sangat rentan akan kesalahan jika dilakukan secara manual.
Kesalahan yang kerap terjadi adalah: habisnya saldo depresiasi, tetapi tetap dibebankan, karena tidak ada software bisnis yang membantu untuk mengingatkan divisi akuntansi terkait kondisi saldo tersebut.
– Pencatatan jurnal: human error juga kerap terjadi di dalam proses pencatatan jurnal yang dilakukan secara manual. Posting-an yang terlewat dan double entry adalah contoh kesalahan yang kerap terjadi. Kesalahan ini mengakibatkan harusnya dibukanya kembali periode yang telah ditutup (closed period) atau harus dilakukannya penjurnalan koreksi pada periode berikutnya, yang juga menimbulkan risiko kesalahan berikutnya.
– Penggajian: tidak terintegrasinya sistem HR dan finance & accounting dapat menyebabkan kesalahan saat membayar gaji. Variatifnya komponen gaji, dan banyaknya divisi dapat rentan terhadap human error saat perhitungannya dilakukan secara manual.
– Persediaan: arus keluar masuk barang (material IN + OUT) dan pemakaian harian yang tidak terawasi dengan benar. Hal ini dapat mengakibatkan perbedaan data antara divisi inventaris dengan data yang dimiliki divisi akuntansi. Hal ini bisa menjadi masalah besar, karena berhubungan dengan posisi keuangan perusahaan.
– Utang dan piutang: selisih saldo utang dan piutang bisa menjadi masalah besar bagi divisi accounting. Kesalahan ini bisa terjadi karena kurang termonitornya pengakuan utang dan piutang per periodenya. Contoh yang sering terjadi adalah transaksi pembelian dibayar di muka, di mana invoice dari vendor tidak terekam dengan baik sehingga tidak ada pengakuan utang yang menghambat proses pertanggungjawaban (settlement) dari transaksi tersebut.
ERP Software Mengatasi Human Error
Contoh human error di dalam divisi finance & accounting di atas bisa dipicu oleh menumpuknya tugas yang ditangani. Selain itu, pencatatan dan perhitungan yang manual juga membuka celah yang lebih besar terhadap human error.
Meskipun sudah ditetapkan Standard Operating Procedure yang jelas, tetapi pengerjaan manual tetap rentan kesalahan. Sebagai contoh, jika seorang akuntan mencatat jurnal dengan tool sederhana, seperti Microsoft Excel, maka ia masih perlu memasukkan kode dan rumus secara manual. Hal ini rentan menimbulkan kesalahan, karena ia bisa saja lupa atau salah memasukkan kode dan rumus yang sebenarnya.
Oleh karena itu, perusahaan harus beralih ke cara yang lebih efisien dan efektif, yaitu dengan menggunakan ERP software atau yang di Indonesia sering disebut sebagai software ERP atau sistem ERP.
Software ERP memungkinkan implementasi konsep three-way matching, yaitu: Purchase Order + Material Receipt + Invoice = Ready for Payment. Konsep tersebut memungkinkan pencatatan jurnal secara otomatis, dapat menghindarkan divisi finance & accounting dari double posting.
Pencatatan jurnal yang otomatis memudahkan divisi finance & accounting di dalam mengawasi aset dan mengelompokkannya sesuai peraturan pajak yang berlaku. Demikian pula halnya dengan pembebanan depresiasi yang jadi lebih mudah diawasi, sehingga pencatatannya tidak akan terlewat atau melebihi saldo buku. Dengan begitu, pencatatan jurnal yang otomatis juga mempermudah penyusunan laporan keuangan, karena mudah untuk diawasi di dalam buku besar.
Selain itu, software ERP juga menyediakan fitur pengingat, sehingga meminimalkan risiko pembayaran atau penagihan yang terlambat. Tak hanya itu, sistem ERP juga dapat mengintegrasikan modul ERP finance & accounting dengan modul ERP HR dan modul ERP inventory. Hal ini dapat memperlancar proses penggajian dan pengawasan alur keluar masuk barang.
Salah satu sistem ERP yang dapat diandalkan untuk menunjang seluruh proses bisnis tersebut adalah iDempiere. ERP open source ini tidak membatasi jumlah pengguna (unlimited user) dan dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan dan keunikan proses bisnis setiap perusahaan.
Untuk informasi lebih lanjut seputar implementasi ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting, vendor ERP iDempiere yang telah berpengalaman selama 10 tahun melalui nomor 0821-2228-2266 atau email ke sales@kosta-consulting.com.