HRIS software atau yang lebih dikenal dengan sistem HRIS dapat membuat pengelolaan karyawan, mulai dari administrasi, penggajian (payroll), hingga manajemen kinerja jadi lebih efisien. Oleh karena itu, sistem ini sangat dibutuhkan oleh banyak perusahaan.
Namun, tak sedikit pihak HRD yang masih kesulitan untuk memilih HRIS software terbaik bagi perusahaan mereka. Hal ini bisa dialami oleh HRD yang sudah berpengalaman maupun yang baru terjun ke bidang pengelolaan sumber daya manusia ini.
5 Tips Memilih Sistem HRIS Terbaik
Untuk memilih sistem HRIS perusahaan terbaik, Anda perlu memahami kebutuhan dan solusi yang ditawarkan oleh sistem tersebut. Sistem itu setidaknya harus memenuhi 3 unsur, yakni: faster, better, dan cheaper.
Faster berarti HRIS bisa menawarkan alur kerja yang lebih cepat, sehingga menghemat banyak waktu kerja. Sedangkan better berarti HRIS bisa menawarkan hasil yang lebih akurat, sehingga minim kekeliruan. Terakhir, cheaper berarti HRIS bisa mewujudkan efisiensi biaya bagi HRD.
Agar bisa menemukan HRIS yang memenuhi ketiga unsur di atas, simak deretan tips berikut ini:
Pastikan tentang Keamanan Data
Ketika perusahaan menggunakan HRIS, maka itu berarti perusahaan memercayakan seluruh data sensitifnya kepada vendor sistem.
Demi keamanan data, pastikan bahwa vendor tersebut melindungi data dengan keamanan yang berlapis dan tanpa celah. Hindari mempertaruhkan data sensitif perusahaan hanya karena harga sistem yang murah.
Periksa Kelengkapan dan Keandalan Fitur Sistem HRIS
Tak peduli semenarik apa suatu sistem dipromosikan, Anda tidak bisa langsung percaya begitu saja akan klaim yang ditampilkan. Anda tetap harus memastikan kelengkapan dan keandalan fitur dari sistem tersebut.
Sebagai contoh, saat sedang memilah-milah payroll system, pastikan bahwa perhitungan PPh 21 yang disediakan akurat dan selalu up-to-date terhadap peraturan pemerintah yang terbaru.
Jika Anda sedang memilah-milah HRIS yang menawarkan paket lengkap, maka periksa terlebih dahulu apakah setiap modul yang Anda butuhkan benar-benar ada di dalam sistem tersebut. Untuk melakukannya, Anda bisa meminta demo kepada vendor.
Pastikan tentang Kustomisasi dan Integrasi Data
Sistem yang bisa dikustomisasi dapat memenuhi keunikan dan kebutuhan proses bisnis perusahaan. Maka dari itu, sejak awal tanyakan sejauh mana sistem tersebut bisa dikustomisasi.
Selain itu, pastikan juga sistem tersebut memiliki kemampuan integrasi data yang baik. Kemampuan ini dapat memudahkan pengelolaan administrasi karyawan.
Periksa Keseimbangan Harga dan Kualitas
Harga software HRIS memang harus dipertimbangkan. Namun, jangan sampai Anda terlalu fokus untuk mencari harga yang murah, karena harga murah tak selalu berarti efisien.
Oleh sebab itu, Anda harus mempertimbangkan kualitas fitur dan layanan dengan harganya. Anda memang tidak harus membeli software yang mahal, tetapi pastikan harga dan kualitas yang ditawarkan seimbang serta bisa menjawab kebutuhan perusahaan Anda.
Tanyakan Jumlah Pengguna Maksimal
Terakhir, yang tak kalah penting adalah jumlah pengguna maksimal yang bisa menggunakan sistem tersebut. Untuk memudahkan pelacakan kinerja, maka sebaiknya pilihlah sistem yang menawarkan fitur unlimited user, sehingga tidak membatasi jumlah karyawan yang menggunakan software HRIS.
Dengan demikian, maka akan mudah untuk mengetahui siapa yang mengerjakan dokumen apa pada jam berapa. Jika terjadi suatu kekeliruan, maka akan mudah pula untuk menemukan pihak yang benar-benar bertanggung jawab. Hindari penggunaan 1 account oleh beberapa karyawan sekaligus, karena hal itu dapat mengurangi kredibilitas setiap karyawan yang menggunakannya.
Contoh sistem HRIS sering kali dijual dan diimplementasikan secara terpisah dari software lainnya. Dengan demikian, Anda harus membayar harga sistem HRIS dan harga sistem lain juga. Jika Anda membutuhkan beberapa software sekaligus, maka Anda bisa menghubungi vendor ERP terpercaya.
ERP atau Enterprise Resource Planning dapat mengotomatisasi seluruh proses bisnis, baik HR, keuangan, akuntansi, penjualan, inventaris, dan lain-lain secara terintegrasi. Dengan begitu, Anda tak perlu repot-repot memilih beberapa software untuk setiap proses bisnis yang berbeda.
iDempiere sebagai salah satu ERP terbaik menawarkan deretan modul ERP yang andal dan dapat dikustomisasi sesuai keunikan dan kebutuhan proses bisnis perusahaan. Sebagai ERP open-source, iDempiere tidak menerapkan biaya per pengguna, sehingga bisa digunakan tanpa batasan jumlah pengguna (unlimited user).
Tak perlu khawatir pula tentang keamanannya, karena ERP iDempiere bisa diinstal di server perusahaan (on-premise) atau di cloud yang aman dan terpercaya, yaitu: Amazon Web Services. Untuk informasi lebih lanjut tentang implementasi ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor +62 821-2228-2266.