Perusahaan dengan proses bisnis yang kompleks membutuhkan sistem yang mampu mengotomatisasi seluruh proses bisnis tersebut secara terpadu, yaitu Enterprise Resource Planning (ERP). Saat hendak merancang sistem ERP, perusahaan dihadapkan kepada 2 pilihan, antara menugaskan divisi IT sendiri untuk merancangnya atau memilih vendor ERP yang tepat.
Lantas, manakah yang lebih baik? Merancang sistem ERP sendiri atau menggunakan jasa implementasi ERP dari vendor?
Perancangan dan Implementasi ERP
Sebelum membandingkan keduanya, Anda perlu terlebih dahulu memahami garis besar proses perancangan dan tahapan implementasi ERP. Proses perancangan dan implementasi ERP setidaknya membutuhkan beberapa tahapan berikut:
- Menganalisis keunikan proses bisnis perusahaan dengan rinci untuk mengetahui modul ERP apa saja yang dibutuhkan
- Menganalisis setiap modul dan fitur yang dapat mengakomodasi proses bisnis tersebut
- Menjalankan set up dari sistem ERP yang telah dirancang
- Melaksanakan training untuk para karyawan yang akan menggunakan sistem ERP sesuai peranan masing-masing
- Setiap karyawan memberikan umpan balik tentang sistem tersebut
- Jika diperlukan, maka akan dilakukan penambahan modul dan/atau fitur pada sistem ERP itu
- Sistem ERP akhirnya mulai digunakan secara live untuk mengotomatisasi proses bisnis perusahaan, termasuk merekam segala bentuk transaksi dan pencatatan lainnya
Divisi IT atau Vendor ERP?
Nah, setelah memahami proses perancangan dan implementasi sistem ERP, mari bandingkan lebih baik menggunakan jasa divisi IT sendiri atau jasa ERP vendor (kadang dikenal juga sebagai IT vendor).
Jika Anda menggunakan divisi IT sendiri, maka Anda bisa dengan bebas meminta divisi tersebut untuk merancang ERP custom sesuai keunikan proses bisnis tanpa biaya tambahan. Dengan begitu, maka Anda bisa meminta perubahan, baik penambahan maupun pengurangan pada sistem ERP tersebut kapan pun Anda mau.
Namun, untuk merancang sistem ERP, dibutuhkan beberapa karyawan IT. Sedangkan mencari karyawan IT yang memiliki kemampuan di bidang ERP saja bukan hal yang mudah. Anda memang bisa memfasilitasinya dengan training ERP, tetapi suatu saat nanti karyawan tersebut bisa saja mengundurkan diri dari perusahaan Anda. Apabila hal ini terjadi, maka Anda perlu mencari karyawan IT baru dan memfasilitasinya dengan training ERP lagi.
Ditambah lagi gaji karyawan IT itu juga tidak kecil. Dengan perhitungan Rp6.500.000 juta per bulan, tiga orang fresh graduate IT sudah menghabiskan biaya gaji sebesar Rp240.000.000 dalam satu tahun. Itu pun mereka masih harus belajar ERP di dalam waktu yang tidak singkat.
Sementara jika Anda menggunakan jasa vendor ERP, biaya yang dikeluarkan memang tidak sedikit, tetapi sistem ERP akan dirancang dan diimplementasikan oleh tenaga ahli yang berpengalaman. Selain itu, Anda juga akan didampingi pada masa awal pemakaian. Setelah itu, umumnya ada fasilitas Maintenance and Support, yang umumnya mencakup: report customization, issue handling, dan on-site support.
Hal itu tentu menimbulkan kerja sama jangka panjang, sehingga memungkinkan penambahan konfigurasi di masa mendatang. Apabila karyawan vendor ERP yang selama ini merancang sistem itu untuk Anda tiba-tiba mengundurkan diri, maka Anda tak perlu panik. Desain dan source code tetap dimiliki oleh pihak vendor, bukan karyawan tersebut, sehingga keamanan sistem ERP Anda akan tetap terjaga.
Kesimpulan
Perancangan dan implementasi ERP bisa dilakukan oleh divisi IT perusahaan Anda sendiri atau oleh vendor ERP. Setiap pilihan memiliki keuntungan dan kerugian masing-masing.
Apabila Anda membutuhkan jasa vendor ERP, maka silakan hubungi Kosta Consulting yang telah berpengalaman selama 10 tahun dalam perancangan dan implementasi ERP iDempiere. ERP iDempiere sendiri merupakan ERP open source tanpa batasan jumlah pengguna dan tanpa biaya lisensi, yang bisa dikonfigurasi sesuai keunikan proses bisnis Anda.
Namun, apabila Anda ingin mengembangkan kemampuan divisi IT Anda untuk merancang sistem ERP sendiri, maka Anda juga bisa menghubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266 untuk training ERP iDempiere. Salam sukses!