Implementasi ERP di dalam suatu perusahaan memang dapat melancarkan proses bisnis secara terintegrasi. Namun, hal ini harus didukung dengan sejumlah faktor keberhasilan implementasi ERP.
Berhasil atau gagalnya implementasi ERP akan memengaruhi kinerja para karyawan, sehingga berdampak besar bagi kelangsungan bisnis perusahaan. Proses implementasi sistem ERP sendiri umumnya berlangsung 3 bulan, mulai dari penjelasan sistem ERP seperti apa yang dibutuhkan oleh perusahaan, konfigurasi sesuai keunikan proses bisnis, tahap uji coba, hingga go-live.
5 Faktor Keberhasilan Implementasi ERP
Mengutip Analisis Faktor-Faktor Keberhasilan Implementasi Sistem Enterprise Resource Planning (Studi Kasus: PT Teknika Sarana Gardian), Tri Lestariningsih, M. Suyanto, & Emha Taufiq Lutfi, Universitas Amikom Yogyakarta, sistem ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas.
Ada tiga jenis pendekatan untuk melakukan implementasi ERP yaitu: big bang, phased, dan parallel. Dengan pendekatan big bang, implementasi ERP dilakukan untuk suatu organisasi sekaligus. Di dalam pendekatan phased, implementasi ERP dilakukan secara berurutan dan bertahap berdasarkan divisi yang ada. Dengan pendekatan parallel, ERP baru diimplementasikan sambil menjalankan sistem yang sebelumnya telah digunakan terlebih dahulu.
Dengan database dan reporting tools manajemen yang terbagi, maka data semua divisi akan diintegrasikan, sehingga mempermudah kinerja para karyawan dan menghindari berbagai kesalahan akibat human error. Meski sangat membantu proses bisnis, tetapi tanpa adanya sejumlah faktor ini, maka sistem ERP tidak akan berhasil diimplementasikan dengan baik:
Keterlibatan Para Pengguna Akhir
Dikarenakan harga ERP software yang cukup tinggi, maka umumnya yang mencari vendor ERP adalah manager atau bahkan owner dari sebuah perusahaan.
Nah, sebelum mencari vendor ERP software ini, sang manager atau owner perlu mempertimbangkan kebutuhan kerja para karyawan selaku pengguna akhir dari ERP software itu sendiri.
Dengan mempertimbangkan kebutuhan para pengguna akhir, maka ERP software dapat diimplementasikan oleh vendor ERP dengan optimal, sehingga melancarkan proses bisnis perusahaan. Ini adalah fase utama dari implementasi ERP.
Ketepatan Efisiensi Biaya
Harga software ERP yang tidak murah kerap kali membuat manajemen memutuskan untuk menggunakan software ERP yang murah tanpa mempertimbangkan fungsionalitasnya secara matang. Hal ini dapat mengakibatkan kegagalan implementasi ERP untuk menyederhanakan proses bisnis perusahaan.
Untuk menghindarinya, alih-alih menggunakan software ERP termurah, pihak manajemen perlu mempertimbangkan biaya dan fungsionalitas suatu software ERP, mulai dari modul ERP hingga layanan yang disediakan secara matang. Dengan begitu, pihak manajemen dapat menemukan software ERP terbaik yang sesuai dengan kebutuhan proses bisnis.
Komunikasi antara Penanggung Jawab dan Vendor ERP
Di dalam implementasi sistem ERP, dibutuhkan akuntabilitas dan komunikasi yang memadai. Ada banyak pertanyaan kritis yang timbul selama proses implementasi, baik dari pihak perusahaan maupun vendor ERP. Agar proses implementasi tidak mengalami stuck, maka dibutuhkan komunikasi yang memadai antara vendor ERP dan penanggung jawab dari perusahaan tersebut.
Testing dan Training yang Memadai
Sebelum contoh implementasi ERP pada suatu perusahaan go-live, harus diadakan testing untuk memastikan bahwa semua proses bisnis bisa diakomodasi oleh ERP software tersebut. Dengan demikian, apabila ada masalah, bisa diselesaikan sebelum training dijalankan.
Selain itu, agar para pengguna akhir bisa memanfaatkan ERP software dengan benar, maka perlu diadakan training yang memadai untuk mereka semua sebelum ERP software go-live. Setelah ERP software go-live, pihak penanggung jawab tetap perlu mengomunikasikan perubahan proses bisnis yang terjadi.
Setelah terjadi perubahan, tak hanya konfigurasi ERP yang perlu ditambahkan, tetapi juga training untuk semua penggunanya. Ya, para pengguna akhir harus tahu cara mengoperasikan sistem ERP baru yang telah dikonfigurasi, agar tidak muncul keengganan untuk menggunakannya.
Meninggalkan Masa Lalu
Perusahaan kerap kali akan menyesuaikan sistem ERP terbaru agar tampak dan berfungsi seperti sistem yang dahulu mereka pakai demi kenyamanan para pengguna akhir. Kebiasaan ini perlu ditinggalkan agar tidak memperumit kerja sama jangka panjang antara perusahaan dan vendor ERP.
Konfigurasi yang berlebihan tidak hanya menambah biaya, tetapi juga membutuhkan peningkatan di masa mendatang. Hal itu juga bisa membuat proses testing lebih lama dan lebih sulit untuk dijalankan. Pada akhirnya, sistem dapat meningkatkan proses bisnis di setiap departemen sehingga menjadikannya aset yang tak ternilai jika dilakukan dengan benar.
Kesimpulan
Di atas adalah jawaban atas pertanyaan jelaskan key success factor pada ERP. Keberhasilan implementasi sistem ERP pada suatu perusahaan bergantung pada sejumlah faktor, antara lain: keterlibatan para pengguna akhir, ketepatan efisiensi biaya, komunikasi yang memadai antara penanggung jawab dan vendor ERP, testing dan training yang memadai, dan kemampuan perusahaan untuk meninggalkan masa lalu.
Untuk informasi lebih lanjut tentang ERP iDempiere, silakan hubungi perusahaan ERP di Indonesia yang berpengalaman lebih dari 10 tahun, Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266 atau email sales@kosta-consulting.com.