Apa Itu ERP , Manfaat, dan Contohnya?

Memasuki era digitalisasi ini, semua perusahaan harus menyesuaikan diri dengan pesatnya perkembangan teknologi, salah satunya adalah ERP. Namun, tak sedikit pebisnis yang belum paham apa itu ERP

Kini sudah banyak perusahaan yang mencari software ERP terbaik untuk menunjang efisiensi proses bisnis mereka. Dengan software ERP, Anda dapat menghemat waktu kerja lalu mengalokasikannya untuk pengembangan ide dan strategi bisnis.  

Apa Itu ERP ? 

Pengertian ERP adalah software (perangkat lunak) yang secara otomatis mengelola proses bisnis harian, seperti finance & accounting, customer relationship management (ERP CRM) & sales, procurement, supply chain management (SCM), inventory management, dan lain sebagainya.   

ERP singkatan dari Enterprise Resource Planning. Sesuai namanya, sistem informasi ERP dirancang untuk merencanakan penggunaan sumber daya di dalam perusahaan secara optimal, baik manusia, uang, maupun bahan baku. ERP yang lengkap juga dapat membantu proses human resource management, manufacturing, production planning, project management, dan asset management.  

Manfaat ERP  

Setelah memahami pengertian ERP, mari pahami manfaat dari salah satu bentuk sistem informasi ini. Sistem ERP dibutuhkan untuk menunjang proses bisnis agar dapat dijalankan sepraktis dan seefisien mungkin. Selain itu, inilah berbagai manfaat ERP bagi perusahaan:

Meningkatkan Kolaborasi Kerja 

ERP adalah sebuah software yang mengintegrasikan seluruh proses bisnis, sehingga dapat meningkatkan kolaborasi kerja antar seluruh divisi secara online. Dengan demikian, Anda tak perlu khawatir akan ada gap antar divisi satu dengan yang lainnya. 

Meningkatkan Keamanan Data   

Terkait keamanannya, ERP adalah software dengan firewall yang kuat untuk mencegah pelanggaran dan pencurian data. Software ERP terbaik juga dapat dikustomisasi untuk memberikan hak akses untuk informasi tertentu kepada beberapa orang saja, tidak kepada semua karyawan.   

Menghemat Waktu dan Biaya  

Melalui otomatisasi seluruh proses bisnis, maka seluruh aktivitas dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan terhindar dari berbagai kerusakan atau human error. Dengan begitu, Anda dapat menghemat waktu kerja dan biaya tambahan yang dihasilkan dari berbagai kerusakan. Biaya yang timbul dari kerusakan memang tidak terlalu terasa di dalam jangka pendek, tetapi akan sangat terasa di dalam jangka panjang. 

Membuat Prediksi dan Keputusan yang Akurat  

Pihak manajemen puncak menentukan prediksi (forecast) dan keputusan berdasarkan laporan dari seluruh divisi. Maka dari itu, sangat penting untuk menyusun laporan yang akurat secara real-time dan konsisten. Nah, software ERP terbaik dapat membantu Anda untuk menyusun setiap laporan yang akurat secara konsisten dan real-time.  

Jenis Sistem ERP

Seiring perkembangan zaman, sistem ERP pun terus dikembangkan. Berdasarkan servernya, sistem ERP terbagi atas 2 jenis, yaitu:

Sistem ERP On-Premise  

Apa itu ERP on-premise? Sering disebut sebagai ERP konvensional, sistem ERP ini diinstal secara offline di server perusahaan yang dikelola divisi IT perusahaan tersebut. Jenis ERP system ini diminati karena memberikan kontrol implementasi kepada perusahaan.  

Untuk mengimplementasikan ERP on-premise, Anda perlu membeli komputer server dengan spesifikasi tingkat tinggi serta mempekerjakan staf IT dengan kemampuan dan tanggung jawab yang tinggi untuk mengelola dan memelihara ERP system itu. 

Tak hanya itu, jika Anda ingin melakukan upgrade, divisi IT harus melakukan deployment di beberapa komputer dan menerapkan ulang semua integrasi serta penyesuaian sebelumnya. Oleh karena itu, implementasi ERP on-premise ini membutuhkan banyak biaya dan tenaga.  

Sistem ERP Cloud 

Berbeda dengan ERP konvensional, dengan sistem ERP cloud, Anda bisa mengakses dan mengelola data secara terpusat melalui koneksi internet. Vendor ERP yang membantu implementasi sistem ERP Anda akan bertanggung jawab atas kelancaran dan keamanan sistem ERP Anda. Maka dari itu, waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem ERP cloud ini jauh lebih rendah daripada ERP on-premise.    

Contoh ERP 

Setelah mengetahui apa itu ERP dan manfaatnya, Anda juga perlu mengetahui contoh ERP software yang digunakan oleh berbagai macam perusahaan. Sebelum mengetahui contoh software ERP, Anda perlu memahami jenis software ERP berdasarkan tingkatannya, yakni: 

Tier 1 

ERP system di tier 1 umumnya digunakan oleh perusahaan multinasional yang hendak menjadi market leader. Perusahaan besar ini umumnya memiliki lebih dari 1.000 karyawan dan penghasilan setidaknya US$500,000,000 per tahun. Contoh perusahaan ini: Nike dan Coca-Cola.  

Berbagai ERP system di tier 1 ini sangat kuat dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis masing-masing perusahaan. Namun, harganya sangat mahal dan membutuhkan waktu yang panjang untuk implementasinya yang kompleks.      

Contoh ERP software di tier 1 di antaranya: 

1. SAP S4/HANA

SAP ERP menyediakan software SAP S4/HANA untuk menunjang proses sales, ERP CRM, inventory management, dan lain sebagainya. Selain itu, tersedia pula 500 add-on yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.   

2. Oracle 

Kedua, ada Oracle ERP menawarkan solusi financial planning, order management, dan supply chain management. Software ERP ini juga dapat mengoptimalkan pengelolaan ERP dari awal hingga akhir.      

Tier 2 

Software ERP di tier 2 digunakan perusahaan kelas menengah yang sedang berkembang dengan jumlah 20-1.000 karyawan. Nah, ERP software di tier 2 ini umumnya membutuhkan waktu implementasi sekitar 3 bulan-1 tahun tergantung kompleksitas proses bisnis perusahaan. 

Selain itu, sistem ERP di tier 2 ini juga lebih mudah untuk dikonfigurasi sesuai keunikan proses bisnis setiap perusahaan. Contoh sistem ERP terbaik di tier ini adalah iDempiere.

Software ERP iDempiere hadir dengan berbagai modul fungsional yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan unik setiap perusahaan, mulai dari finance & accounting, human resource management, workflow, hingga supply chain management.   

Dapat diinstal secara on-premise atau di IaaS cloud Amazon Web Services, keamanan iDempiere ERP tak perlu diragukan lagi. Tak hanya itu, software ERP iDempiere juga dapat digunakan tanpa batasan jumlah pengguna (unlimited user). Dengan demikian, kredibilitas karyawan pun akan meningkat.    

Tier 3 

Ketiga, ada ERP software di tier 3 yang melayani kebutuhan spesifik bagi suatu industri atau lokasi geografi tertentu, seperti ERP yang didesain khusus untuk industri manufaktur makanan di Sri Lanka. Meskipun tidak sekuat ERP di tier 1 dan 2, tetapi ERP di tier 3 ini dibanderol dengan harga yang jauh lebih murah daripada ERP di kedua tier tersebut. Contoh ERP software adalah QuickBooks dan SAP Business One.

Tier 4

Keempat, ada ERP system yang terletak di tier 4. Sistem ERP ini melayani perusahaan kelas menengah ke bawah. Contohnya adalah Odoo ERP.

Tier 5

Terakhir, adalah ERP system yang terletak di tier 5. Jenis sistem ERP ini menyediakan solusi yang spesifik untuk 1 atau beberapa bidang saja, contohnya: Zahir Accounting dan Myob Accounting.

Perusahaan yang Menggunakan ERP 

Setelah mengetahui contoh ERP, Anda mungkin penasaran perusahaan apa saja yang dapat menggunakan ERP. Nah, perangkat lunak ERP telah digunakan oleh berbagai jenis perusahaan di Indonesia maupun luar Indonesia, antara lain: 

  • Tekstil
  • Garmen
  • Logistik
  • Ekspor dan impor
  • Jual beli (retail, grosir, dan supermarket)
  • Manufaktur 
  • Jasa dan konsultan
  • Food and beverage
  • Transportasi
  • Pendidikan
  • Properti
  • Konstruksi dan proyek
  • Penginapan
  • Rumah sakit dan apotek
  • Pertambangan
  • Perkebunan
  • Pemerintahan

Tentu saja semua perusahaan di atas membutuhkan ERP karena ERP software adalah software yang dapat mengotomatisasi proses pencatatan seluruh transaksi dan mengintegrasikan divisi satu sama lain.

Modul ERP 

Software ERP terbaik tentu menawarkan modul yang lengkap dan fungsional. Lantas, modul ERP apa saja yang dapat digunakan perusahaan?  

Sebagai contoh, inilah berbagai modul ERP yang disediakan oleh ERP iDempiere: 

Customer Relationship Management and Sales ( ERP Sales Management )

ERP sales management di dalam ERP system adalah modul yang berperan untuk mengotomatisasi perekaman leads yang masuk, setiap tindakan (follow up) yang sudah dilakukan, pembuatan quotation, pembuatan sales order, dan pembuatan AR invoice

e-Procurement 

Modul e-procurement dari software ERP iDempiere menyajikan vendor portal yang memudahkan penyaringan dan pemilihan penawaran dari vendor. Selain itu, modul ini juga dapat digunakan untuk membuat material receipt dan AP invoice.   

Finance and Accounting  

Kemudian, modul finance and accounting ERP software ini dapat digunakan untuk merekam seluruh transaksi dengan three-way matching yang tentunya memudahkan proses audit dan menghindarkan perusahaan dari kesalahan hitung. Selain itu, modul ini juga dilengkapi fitur pengingat agar Anda tidak terlambat bayar. 

Inventory Management 

Selanjutnya, modul inventory management atau manajemen persediaan di dalam sistem ERP adalah modul yang memastikan cukupnya ketersediaan barang untuk produksi maupun penjualan. Modul ERP ini juga memungkinkan Anda untuk melakukan stock opname setiap hari tanpa menghentikan kegiatan penjualan. 

Warehouse Management System  

Berbeda dengan inventory management, warehouse management system berfokus pada penyimpanan, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman barang dengan efisien. Maka dari itu, modul ini dapat dikustomisasi untuk menyimpan barang sesuai kapasitas tempat penyimpanan yang tersedia dan ruas penyimpanan berdasarkan ukurannya. Selain itu, modul software ERP ini juga dapat melacak lokasi penyimpanan di satu gudang dan menghasilkan laporan tentang ruang penyimpanan. 

Project Management  

Modul manajemen proyek dari sistem ERP adalah modul ERP yang dapat digunakan untuk mengukur kesanggupan, risiko, dan anggaran di dalam mengerjakan sebuah proyek secara terkendali dan terintegrasi.   

Asset Management 

Modul asset management di dalam sistem ERP adalah modul yang dapat merekam dan menyajikan data aset secara rinci dan real-time, melakukan manajemen risiko, dan menjaga aset dengan aman.  

Workflow

Kerap disebut sebagai ERP approval, modul ini menyajikan fitur e-approval (persetujuan secara digital). Fitur ini dapat memangkas waktu dan penggunaan kertas, sehingga lebih ramah lingkungan dan mencegah hilangnya informasi akibat rusak atau hilangnya kertas yang digunakan sebagai lembar persetujuan.  

Manufacturing

Kemudian, modul ERP manufaktur di dalam ERP system adalah modul yang mengotomatisasi proses manufaktur. Mulai dari pembuatan manufacturing order dan bill of materials, perancangan workflow dan resource yang dibutuhkan, hingga penerbitan order issue receipt

Production Planning

Modul production planning dari software ERP iDempiere dapat digunakan untuk merancang material requirement, capacity requirement, dan distribution requirement.  

Production (Single Product) 

Berbeda dengan modul production planning, modul ERP software production (single product) dapat digunakan untuk membuat bill of materials dan melaksanakan kegiatan produksi serta quality control dengan benar dan rinci. 

Human Resource & Payroll  

Modul human resource & payroll di dalam sistem ERP adalah modul yang berfungsi untuk mengotomatisasi pendataan karyawan, proses penggajian, pengajuan cuti, pengajuan kasbon, pengajuan reimbursement, pembayaran PPh21, dan evaluasi kinerja setiap karyawan secara rinci. 

Proses Implementasi ERP

Setelah mengetahui pengertian ERP, contoh sistem ERP, manfaat ERP bagi perusahaan, dan berbagai modul di dalamnya, kini saatnya untuk mengetahui bagaimana proses implementasi sistem ERP terbaik . Proses ini sendiri dapat berbeda-beda tergantung vendor, kebutuhan, dan kompleksitas perusahaan. Namun, proses implementasi ERP secara umum ini dapat menjadi gambaran untuk Anda:

Preparation

Tahap pertama di dalam implementasi ERP system adalah preparation. Di tahapan ini, vendor ERP akan meminta perusahaan untuk mengisi formulir tertentu. Data di dalam formulir itu akan dijadikan sebagai acuan untuk proses selanjutnya. 

Requirement 

Berdasarkan data yang diberikan perusahaan, vendor akan memetakan proses bisnis yang sedang berjalan, menemukan gap antara proses bisnis terkini dengan proses bisnis baru yang akan dijalankan. Dari pemetaan tersebut, pihak vendor akan merancang business requirement design yang akan dipresentasikan ke project manager dari perusahaan bersangkutan. 

Development 

Setelah ditinjau dan ditandatangani, maka tim programming dari pihak vendor akan mulai melakukan development, yang mencakup konfigurasi dan kustomisasi software ERP sesuai business requirement design yang telah disepakati. 

System Integration Test 

Setelah itu, pihak vendor juga akan melakukan tes integrasi sistem ERP. Tahap ini bertujuan untuk memastikan kelancaran integrasi data dari software yang telah dirancang dan dikembangkan demi hasil yang sesuai kesepakatan.  

User Acceptance Test 

Kemudian, software akan disajikan kepada key user maupun end user untuk diuji coba. Tahap implementasi ini juga dilengkapi dengan sesi training. Para user bisa memberikan feedback dan mengecek kesesuaiannya dengan business requirement design yang disepakati. 

Go Live & Support 

Jika sudah sesuai dengan business requirement design tersebut, maka perusahaan dan pihak vendor akan menentukan tanggal Go Live, mekanisme cut off, dan timeline untuk opening balance

Pada hari Go Live yang disepakati, pihak vendor akan mendampingi para user selama periode yang telah disepakati. Setelah itu, pihak vendor juga akan menyediakan layanan dukungan selama periode tertentu.  

Kesimpulan 

Apa itu ERP ? ERP adalah software yang menyediakan solusi terintegrasi untuk berbagai jenis proses bisnis harian perusahaan. Terdiri dari 5 tier, Anda dapat memilih jenis dan contoh software ERP yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.  

Software ERP terbaik, yaitu ERP iDempiere menyediakan berbagai modul penting untuk menunjang kelancaran dan efisiensi bisnis dengan harga yang terjangkau. Untuk informasi lebih lanjut tentang ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266 atau email sales@kosta-consulting.com

en_US
Konsultasikan Kebutuhan ERP disini