Menagih utang memang bukan perkara mudah. Hal ini tak hanya dirasakan oleh individu, tetapi juga oleh perusahaan. Maka dari itu, banyak yang mencari cara menagih invoice alias tagihan.
Utang sendiri timbul akibat perjanjian transaksi kredit antara pihak penjual (kreditur) dan pembeli (debitur). Hal ini sebenarnya sah-sah saja. Namun, akan menjadi masalah ketika utang itu tidak kunjung dilunasi sesuai perjanjian. Hal itu tentu dapat mengganggu kelancaran bisnis perusahaan yang menjadi kreditur.
6 Cara Menagih Invoice
Jika tagihan tak kunjung dibayar, maka Anda berhak untuk menagih sang pembeli. Namun, pastikan Anda menagihnya dengan cara yang sopan demi kelancaran hubungan baik Anda dengan pembeli. Berikut adalah sejumlah cara untuk menagih invoice dengan baik agar segera dibayar:
Sapa dan Ingatkan Pembeli
Mendekati tanggal jatuh tempo, hubungi pembeli dan sapa dia dengan ucapan “Apa kabar?” dan “Bagaimana usaha Anda?” secara ramah.
Meski terkesan basa-basi, tetapi hal itu dapat mencairkan suasana sebelum Anda menyampaikan maksud untuk menagih utang. Setidaknya sapaan tersebut agak menyamarkan maksud Anda untuk menagih utang.
Usai menyapa, barulah Anda ingatkatkan tentang tagihan yang sudah mendekati tanggal jatuh tempo.
Tanyakan tentang Invoice
Tanyakan kepada pembeli apakah ia telah menerima invoice atau belum. Jika belum, maka segera kirimkan ulang. Anda juga bisa menjelaskan penagihan lewat telepon atau email, sehingga pembeli tidak bisa mengelak lagi tentang tagihan itu.
Tegas tanpa Kasar
Hindari sikap dan perkataan kasar saat menagih invoice, karena perlakuan itu bisa merusak hubungan baik Anda dengan pembeli. Sebaliknya, ingatkan pembeli akan utangnya dengan gaya bahasa yang tegas dan baik, sehingga membuatnya merasa wajib membayar dan akhirnya segera membayar tagihannya.
Berikan Rincian Metode Pembayaran yang Lengkap
Akses pembayaran yang sulit atau kurang jelas juga dapat menyebabkan pembeli menunda pembayaran. Oleh karena itu, Anda perlu memberikan rincian metode pembayaran yang lengkap, seperti nomor rekening yang jelas dan lengkap beserta nama bank dan nama Anda di rekening untuk metode bank transfer.
Jika pembeli mengatakan bahwa ia tidak bisa membayar lewat bank transfer, maka segera beri tahu rincian metode pembayaran lain yang bisa Anda terima, seperti digital wallet, kartu kredit, atau yang lainnya.
Berikan Penghargaan
Senantiasa ucapkan terima kasih kepada pembeli yang telah membayar sesuai kesepakatan dengan tepat waktu. Selain itu, Anda juga bisa menetapkan diskon untuk pembeli yang melunasi tagihan sebelum tanggal jatuh tempo.
Dengan demikian, pembeli akan merasa dihargai dan termotivasi untuk senantiasa membayar tagihan dengan tepat waktu atau lebih cepat dari tanggal jatuh tempo.
Gunakan Software Keuangan
Berkat kecanggihan teknologi masa kini, Anda dapat mengakses berbagai informasi dengan mudah, salah satunya dengan software keuangan, seperti ERP keuangan dari iDempiere. ERP keuangan ini bisa membantu Anda di dalam mengecek status pengiriman dan pembayaran invoice dengan akurat.
Anda juga bisa mengirim invoice dari mana dan kapan pun. Dengan demikian, Anda bisa mengirim invoice secepatnya agar terhindar dari keterlambatan pembayaran. Selain itu, aplikasi ERP iDempiere juga dapat mengingatkan tagihan mana saja yang masih harus ditagihkan dan tagihan mana saja yang telah dibayar.
Kesimpulan
Menagih invoice memang tidak semudah membalikkan telapak tangan. Namun, itu bukan berarti Anda tidak bisa melakukannya. Saat menagih invoice, pastikan Anda tetap bersikap sopan, tetapi tetap tegas.
Dengan begitu, Anda akan mendapatkan pembayaran dari pembeli sekaligus tetap menjaga hubungan baik dengannya. Pertimbangkan juga untuk menggunakan software keuangan agar aktivitas keuangan Anda bisa terkontrol dengan akurat.