Alur persediaan di gudang meliputi proses inbound, outbound, dan storage. Ketiga proses ini perlu dipahami sebelum membuat laporan keluar masuk barang, menyewa gudang, dan menyediakan jasa pergudangan.
Ketiga proses tersebut sangat memengaruhi pengelolaan dan biaya sewa gudang. Dengan memahami perbedaan ketiganya, Anda dapat menyusun strategi pengelolaan gudang dengan efisien.
Inbound, Outbound, dan Storage Gudang
Secara harfiah, inbound adalah masuk, outbound adalah keluar, dan storage adalah penyimpanan. Mari kenali ketiga proses itu lebih dalam lagi.
Proses Inbound Gudang
Sesuai namanya, proses inbound berfokus pada transportasi dan penerimaan barang di gudang. Inilah deretan aspek penting di dalam proses inbound:
Jenis Barang
Kenali jenis barang yang akan dimasukkan ke gudang agar dapat memilih proses penyimpanan yang tepat guna menghindari kerusakan. Contoh: daging sapi harus disimpan di dalam gudang dengan suhu tertentu agar tidak rusak.
Tujuan Penggunaan
Tujuan penggunaan gudang setiap perusahaan dapat berbeda satu sama lain. Ada yang menyimpan barang untuk cross docking, fulfillment, menyimpan bahan baku, dan lain sebagainya. Tujuan yang jelas memudahkan kerja staf gudang untuk mengatur tata letak dan pergerakan barang.
Waktu Pengiriman
Dengan mengetahui waktu pengiriman barang, gudang bisa disiapkan terlebih dahulu untuk mengurangi risiko kendala di gudang. Gudang akan siap untuk menerima barang yang diturunkan dari truk dan segera memasukkannya ke tempat persediaan yang sesuai di gudang.
Jenis Gudang
Biaya sewa gudang bisa berbeda-beda, salah satunya tergantung peruntukannya. Berdasarkan peruntukannya, warehouse terbagi atas 2 jenis, yaitu:
- Dedicated warehouse: gudang yang menyimpan barang 1 perusahaan secara khusus.
- Shared warehouse: gudang yang menyimpan barang lebih dari 1 perusahaan.
Proses Outbound Gudang
Proses outbound berfokus pada proses mengeluarkan persediaan dari dalam gudang untuk dikirim kepada pembeli. Anda perlu mengirimnya dengan tepat waktu agar dapat memuaskan pembeli.
Proses outbound ini dimulai dari pengiriman daftar pesanan oleh pembeli, pengecekan kuantitas dan kualitas produk, hingga pengemasan dan pengiriman barang. Beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam proses outbound gudang antara lain:
Daftar Pesanan
Agar dapat disediakan dengan akurat dan tepat waktu, pengemasan barang harus dilaksanakan berdasarkan daftar pesanan konsumen.
Jumlah dan Jenis Barang
Berdasarkan daftar pesanan, tentukan jumlah dan jenis barang yang akan dikirim. Setelah mengetahuinya, Anda dapat melaksanakan pengiriman dengan tepat.
Hal ini mencakup pengiriman yang aman dan penanganan khusus untuk jenis barang tertentu, seperti barang pecah belah. Penanganan khusus ini mungkin meningkatkan biaya kemasan.
Proses Storage Gudang
Proses storage alias layanan gudang pada penyimpanan barang di tempat penyimpanan yang aman dan sesuai untuk setiap produk. Jika Anda ingin menyewa gudang eksternal untuk proses storage, maka umumnya Anda perlu membayar tarif per produk per hari.
Cara Membuat Laporan Keluar Masuk Barang
Selain memahami proses inbound, outbound, dan storage di gudang, kini Anda juga perlu memahami cara membuat laporan keluar masuk barang.
Laporan ini berguna untuk mengawasi ketiga proses itu, memastikan jumlah barang yang siap untuk dikirim, menentukan target pasar, dan memprediksi penjualan. Inilah caranya:
Sematkan Barcode
Sematkan barcode di barang Anda untuk memudahkan pemeriksaan ketersediaan stok barang. Selain itu, dengan penggunaan barcode, Anda menata barang sesuai jenis dan kategori masing-masing.
Siapkan Data
Kemudian, siapkan data yang berisi jumlah barang yang diterima, dikirim, dan rusak per harinya.
Pisahkan Stok Lama dari Stok Baru
Selanjutnya, pisahkan stok lama dari stok baru, baik di gudang maupun di pencatatan laporan keluar masuk barang.
Hal ini bertujuan untuk mengetahui jumlah stok dan klasifikasi barang di setiap periode. Dengan begitu, Anda bisa menentukan strategi inventaris yang tepat.
Cek Kondisi Barang
Untuk memastikan keamanan kondisi barang (tidak rusak), sebelum menyimpannya di rak masing-masing, Anda perlu mengeceknya kembali. Setelah itu cocokkan dengan data yang telah disiapkan di tahap kedua tadi.
Buat Laporan Keluar Masuk Barang
Terakhir, buat laporan keluar masuk barang yang meliputi: nama barang, kode barang, jumlah stok awal, jumlah stok masuk, jumlah stok keluar, dan jumlah stok akhir.
Kesimpulan
Alur persediaan di gudang meliputi inbound, outbound, dan storage. Dengan memahami ketiganya, Anda dapat membuat laporan keluar masuk barang dan mengelola gudang dengan lebih baik.
Setelah membuat laporan keluar masuk barang, Anda bisa menyusun sales forecast alias perkiraan penjualan. Dengan begitu, Anda akan mengetahui berapa banyak dan barang apa saja yang perlu dipesan ke pemasok.