Collection merupakan proses penagihan dan pengelolaan piutang (angsuran) yang diakibatkan perjanjian pembayaran kredit. Dibutuhkan peran collection officer yang baik untuk menagih piutang kepada para pembeli yang membayar secara kredit (debitur).
Oleh karena itu, collection officer membutuhkan berbagai kemampuan yang mumpuni untuk menagih dan mengelola piutang, termasuk negosiasi dan komunikasi yang baik.
Peran Collection Officer
Sesuai namanya, collection officer adalah staf yang berperan untuk menagih piutang para debitur, baik yang angsurannya lancar maupun tidak dengan cara menagih invoice yang baik.
Namun, ada juga perusahaan yang mempekerjakan collection officer hanya untuk menagih angsuran yang tidak lancar.
Berdasarkan perannya tersebut, collection officer bertugas untuk:
- Meninjau daftar debitur.
- Menanggapi pertanyaan debitur dan calon debitur.
- Memelihara dan memperbarui catatan pembayaran debitur secara berkala.
- Menyarankan opsi pembayaran yang sesuai kondisi debitur.
- Menegosiasikan rencana pembayaran.
- Menyiapkan laporan keuangan debitur untuk bank.
- Menginformasikan tagihan yang jatuh tempo kepada debitur bersangkutan.
- Memberikan surat peringatan terakhir kepada debitur yang masih belum membayar tagihan setelah lewat tanggal jatuh tempo.
- Melembagakan tindakan hukum saat debitur gagal membayar tagihan.
Agar dapat menjalankan perannya dengan baik, umumnya perusahaan mencari seorang collection officer dengan kualifikasi sebagai berikut:
- S1 Akuntansi, Manajemen Bisnis atau bidang serupa.
- Diutamakan yang berpengalaman sebagai collection officer.
- Mampu bernegosiasi dengan baik.
- Mampu berkomunikasi secara lisan dan tertulis dengan baik.
- Memahami rencana pembayaran dan prosedur akuntansi.
- Bisa mengoperasikan software akuntansi yang digunakan perusahaan.
- Tangguh, tekun, dan sabar.
Agar dapat berfungsi secara optimal, collection officer secara umum dibagi menjadi 2 jenis, yaitu:
- Desk Collector atau Tele Collector yang bertugas untuk melakukan penagihan lewat telepon.
- Field Collector yang bertugas untuk melakukan penagihan secara langsung dengan mendatangi debitur.
Tujuan Collection Officer
Collection officer ada untuk mencapai tujuan-tujuan bisnis berikut ini:
- Mengusahakan agar pembayaran dilakukan sesuai tanggal jatuh tempo.
- Mengoptimalkan laba
- Meminimalkan kerugian atas piutang yang tidak lancar.
- Menjaga kelancaran arus kas perusahaan.
- Melaksanakan hak perusahaan yang tercantum di perjanjian pembayaran, termasuk penagihan penalti.
- Membuat laporan penagihan.
6 Tips Menagih Pembayaran
Untuk melancarkan pembayaran angsuran debitur, lakukan beberapa tips menagih pembayaran berikut ini:
- Desain invoice dengan jelas dan mudah dimengerti, tak perlu terlalu banyak dekorasi.
- Kirim invoice lewat email atau menyiapkan surat tanda terima saat mengantarkan langsung invoice ke debitur agar mereka tidak bisa mengelak dengan alasan belum menerima invoice.
- Cantumkan syarat dan ketentuan pembayaran, yang meliputi waktu, metode pembayaran tagihan, tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi untuk keterlambatan pembayaran.
- Cantumkan informasi pembayaran dengan rinci, termasuk deskripsi produk atau layanan, jumlah pesanan, besaran pajak, biaya pengiriman, dan total biaya, kontak perusahaan, dan ucapan terima kasih.
- Segera lakukan penagihan setelah pengiriman barang atau pekerjaan selesai.
- Ingatkan debitur untuk membayar 1 minggu sebelum tanggal jatuh tempo.
Kesimpulan
Collection officer bertugas untuk menagih dan mengelola piutang. Selain mengandalkan kemampuan collection officer yang mumpuni, perusahaan juga perlu mendesain invoice dan membuat SOP penagihan yang jelas untuk mempercepat pembayaran piutang.
Jika ada banyak debitur yang harus ditagih, maka Anda dapat mempertimbangkan penggunaan software finance yang andal, seperti ERP iDempiere yang menyediakan modul finance, accounting, dan modul bisnis lainnya.
ERP iDempiere dapat menyediakan pengingat otomatis untuk penagihan setiap invoice, sehingga tidak ada yang terlewat. Selain itu, ERP iDempiere juga bisa dikustomisasi sesuai keunikan proses bisnis setiap perusahaan, termasuk untuk desain invoice.
Untuk informasi lebih lanjut tentang modul dan implementasi ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting, vendor ERP berpengalaman, di nomor 0821-2228-2266.