Proses serah terima barang merupakan salah satu proses penting di dalam transaksi jual beli. Proses ini harus disertai tanda terima barang sebagai bukti penyerahan produk bagi pembeli dan penjual.
Barang yang dikirimkan bisa berbentuk bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi yang siap digunakan konsumen akhir. Apa pun bentuknya, pengiriman produk harus disertai tanda terima yang jelas.
Pengertian Tanda Terima Barang
Tanda terima barang adalah suatu dokumen yang memuat informasi lengkap tentang produk yang dikirimkan, waktu penyerahan, identitas pengirim, dan identitas penerimanya. Kurir juga akan meminta tanda tangan penerimanya saat menyerahkan barang.
Surat yang dikengal sebagai goods receipt ini tak hanya dibutuhkan untuk kegiatan serah terima produk, tetapi juga untuk uang, dokumen, dan bahkan jasa, yang melibatkan kedua belah pihak.
Adanya surat tanda terima sebagai bukti penyerahan produk dari pengirim kepada penerima. Hal ini dapat menghindarkan barang dari salah kirim atau tertukar saat akan dikirim.
Manfaat Tanda Terima Barang
Setiap transaksi bisnis membutuhkan dokumen sebagai acuan untuk membuat laporan, seperti laporan penjualan dan laporan keuangan. Selain itu, inilah sejumlah manfaat dari tanda terima:
Kontrol Internal
Bisnis berskala kecil maupun besar pasti memiliki kegiatan yang cukup kompleks, sehingga membutuhkan pengarsipan yang rinci dan rapi untuk setiap transaksinya.
Dengan adanya goods receipt, perusahaan bisa memantau kelancaran proses pengiriman kepada setiap konsumen. Selain itu, surat ini juga berfungsi untuk memastikan bahwa produk telah sampai di tangan pembeli dengan kondisi yang baik tanpa kerusakan.
Dokumentasi
Selain itu, goods receipt juga menjelaskan produk apa saja yang keluar dari persediaan perusahaan. Oleh karena itu, surat ini perlu diarsip sebagai acuan di dalam mengembangkan alur pengiriman, pembuatan laporan, dan pengambilan keputusan terkait pengiriman dan distribusi.
Contoh Goods Receipt
Goods receipt memuat berbagai informasi terkait pengiriman, yakni: rincian barang serta identitas pengirim dan penerima yang meliputi nama, nomor telepon, alamat, email, dan lain sebagainya.
Berikut adalah contoh tanda terima untuk pengiriman produk:
PT KAYA HALAL
Jl. Kejaksaan Agung No. 17B, Jakarta Pusat
Telepon: (021) 3716392
Email: halal@kaya.com
Tanda Terima Barang
Nomor 011/X/X/2022
Senin, 12 September 2022 telah diterima barang dengan rincian berikut:
Laptop Lenong Seri B14: 5 unit
Smartphone Apa C83: 10 unit
Barang-barang itu telah diterima di dalam keadaan baik untuk selanjutnya digunakan sebagai perlengkapan kantor.
Pengirim, Penerima,
Ardi Kusuma Melisa Wijaya
(Sales Manager) (Purchasing Manager)
(PT KAYA HALAL) (PT UNTUNG BANGET)
Kesimpulan
Good receipt merupakan dokumen penting di dalam proses pengiriman produk. Selain sebagai bukti penyerahan barang, dokumen ini juga bermanfaat sebagai acuan pembuatan berbagai laporan perusahaan dan bagian dari proses pembelian di perusahaan. Oleh karena itu, surat tanda terima harus dibuat dengan sejelas dan serinci mungkin.