Proses pembelian di perusahaan merupakan proses krusial yang perlu diperhatikan oleh setiap jenis perusahaan. Lewat proses pembelianlah, perusahaan dapat melaksanakan proses produksi dan operasional.
Oleh karena itu, jika pembelian dijalankan dengan proses yang kurang tepat, maka proses produksi dan operasional pun akan terhambat.
Pengertian Proses Pembelian di Perusahaan
Proses pembelian adalah interaksi antara struktur orang-orang, peralatan, metode, dan pengendalian-pengendalian yang didesain untuk menangani pembelian rutin dan menyiapkan laporan internal maupun eksternal.
Jenis Proses Pembelian
Pembelian barang dan jasa dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa cara, antara lain:
Direct Purchasing
Pembelian ini mengacu pada kegiatan mendapatkan bahan dan peralatan apa pun yang dibutuhkan untuk memproduksi barang atau jasa akhir.
Di perusahaan manufaktur, ini termasuk pembelian berbagai bahan baku dan komponen. Di perusahaan dagang ritel, ini termasuk barang apa saja yang dibeli dari pedagang grosir untuk dijual kembali kepada para konsumen.
Indirect Purchasing
Pembelian ini mengacu pada pembelian barang yang berhubungan dengan kegiatan operasional (bukan produksi), seperti alat tulis kantor, kursi, dan meja kerja.
Goods Purchasing
Goods purchasing adalah pembelian yang mengacu pada pembelian barang maupun layanan yang berhubungan dengan manajemen rantai pasokan (supply chain management). Contoh: software SCM.
Services Purchasing
Pembelian ini berfokus pada pembelian yang tergantung kebutuhan sementara dari suatu perusahaan. Misalnya: membeli jasa dekorator untuk gedung kantor atau jasa firma hukum untuk masa hukum.
Tahapan Pembelian
Setelah mengetahui pengertian proses pembelian dan jenis-jenis pembelian di atas, kini saatnya untuk mengetahui tahapan menuju proses pembelian di perusahaan, yakni:
- Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan,
- Memastikan kebutuhan sesuai dengan anggaran belanja,
- Mengirimkan request for quotation atau request for proposal kepada manajer pembelian,
- Membandingkan dan memilih vendor,
- Bernegosiasi,
- Menyusun purchase order,
- Terima dan periksa barang atau jasa serta invoice yang dikirim vendor,
- Melaksanakan three-way matching untuk memastikan akurasi invoice yang diterima,
- Lanjutkan ke pembayaran.
Kesimpulan
Proses pembelian di perusahaan memegang peran penting di dalam keberlanjutan proses produksi dan operasional. Oleh karena itu, dibutuhkan software ERP iDempiere yang dapat mengotomatisasi proses pembelian secara real-time dan terintegrasi dengan proses bisnis lainnya.
Selain itu, ERP iDempiere juga bisa digunakan tanpa batasan jumlah pengguna dna dikustomisasi sesuai keunikan perusahaan. Untuk informasi lebih lanjut tentang ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.