“Perusahaan itu sudah punya ISO, jadi produknya terjamin aman.” Ya, ISO memegang peranan penting di dalam kredibilitas perusahaan untuk bisa bersaing secara global. Namun, masih banyak yang belum tahu apa itu ISO dan cara mendapatkannya.
Apa Itu ISO?
Mengutip pernyataan laman ISO, ISO adalah istilah yang disepakati oleh para pendiri organisasi tersebut sebagai singkatan dari International Organization for Standardization.
Organisasi ini dibentuk pada tahun 1946 di London, Inggris, dan merupakan gabungan dari dua organisasi standarisasi sebelumnya yaitu International Federation of the National Standardizing Associations (ISA), yang didirikan pada tahun 1926 di New York, dan United Nations Standards Coordinating Committee (UNSCC) yang berkantor di London.
ISO menyatakan dirinya sebagai organisasi internasional independen yang membuat standar internasional, yaitu dokumen yang berisi informasi best practice atau cara yang disepakati sebagai solusi untuk menghadapi permasalahan global.
Standar yang dibuat ISO mengacu pada standar nasional dari 167 negara yang menjadi anggota ISO. Hanya ada satu perwakilan dari setiap negara yang bisa menjadi anggota ISO, dan Badan Standardisasi Nasional (BSN) adalah perwakilan ISO di Indonesia.
Manfaat Standar ISO
Manfaat standar yang dibuat ISO bukan hanya diperuntukkan bagi industri, melainkan juga pemerintah dan masyarakat. Berikut ini beberapa manfaat dari adanya standar ISO:
Pemerintah
- Mampu membuat regulasi yang bisa mendorong peningkatan perdagangan global.
- Membantu negara dalam meningkatkan hubungan ekonomi internasional.
- Mampu menentukan standar kualitas dan kredibilitas dalam rantai pasokan (supply chain).
Industri
- Menjalankan best practice para ahli dari seluruh dunia.
- Meningkatkan daya saing dengan menyediakan layanan produk barang atau jasa yang diterima secara global.
- Mampu menawarkan produk yang berkualitas, kompatibel, dan aman untuk digunakan secara global.
- Mudah masuk ke pasar dunia.
- Mampu memanfaatkan sumber daya (resource) dengan lebih baik sehingga bisa melakukan efisiensi biaya.
Masyarakat
- Mendapatkan beragam pilihan produk yang aman dan terpercaya dengan harga yang kompetitif.
- Mendapatkan informasi tentang best practice dalam menghadapi isu global, seperti penanggulangan perubahan iklim.
Jenis ISO
Sejauh ini, ISO tercatat telah menerbitkan lebih dari 24 ribu standar dengan 40 klasifikasi bidang (International Classification of Standards (ICS) dan 257 sektor standar teknis (Technical Committees (TC). Salah satu contohnya adalah standar teknis untuk produk teknologi informasi yaitu ISO/IEC JTC 1.
Untuk memenangkan kompetisi pasar global, ISO memiliki banyak jenis standar yang bisa digunakan oleh perusahaan seperti di antaranya:
ISO 9001
ISO 9001 sangat bermanfaat bagi industri manufaktur, karena dapat menginspirasi perusahaan untuk menemukan cara yang lebih efektif untuk menyelesaikan masalah terkait kualitas dan biaya secara permanen sambil mencari cara kreatif untuk melampaui ekspektasi pelanggan.
Standar ini membantu bisnis untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan meningkatkan sistem yang memenuhi kebutuhan pelanggan, seperti:
- Standar keamanan
- Proses manufaktur yang ramah lingkungan
- Efisiensi produksi
- Spesifikasi dimensi dan fungsional
ISO 28000
ISO 28000 adalah standar internasional yang menjelaskan persyaratan sistem manajemen keamanan untuk rantai pasok alias supply chain.
Standar ini membantu perusahaan untuk menilai ancaman keamanan di dalam rantai pasokan dan mengelolanya saat muncul. Jenis ISO ini membantu perusahaan untuk mengambil langkah-langkah keamanan yang tepat untuk melindungi properti dari aneka ancaman.
ISO/IEC 17025
Sertifikat ISO ini diterbitkan oleh International Organization for Standardization dan International Electrotechnical Commission. Sertifikat ini perlu dimiliki oleh perusahaan yang memiliki persyaratan lembaga pengujian, seperti laboratorium. Sertifikat ini menyatakan bahwa suatu laboratorium beroperasi dengan kompeten dan memberikan hasil yang valid, sehingga meningkatkan kepercayaan para calon konsumen.
Selain itu, dengan adanya sertifikat ini, laporan pengujian dari suatu laboratorium bisa diterima oleh badan-badan dalam maupun luar negeri tanpa pengujian lebih lanjut. Hal ini nantinya akan meningkat pada perdagangan internasional.
ISO 22000
ISO 22000 memastikan sistem manajemen keamanan pangan, sehingga berlaku untuk semua organisasi yang terlibat di dalam rantai makanan.
Bertujuan utama untuk memastikan keamanan pangan, sertifikat ini menguraikan kerangka kerja rantai makanan, mulai dari produsen hingga konsumen untuk mengendalikan risiko dan mencegah kontaminasinya.
ISO 50001
ISO 50001 menetapkan persyaratan berupa kerangka kerja bagi perusahaan untuk mengembangkan, mengimplementasikan, dan meningkatkan sistem manajemen energi.
Kerangka kerja ini menetapkan pengukuran, dokumen, dan laporan secara spesifik, sehingga perusahaan bisa memantau proses bisnis dan kinerja karyawannya di dalam mengelola energi secara berkelanjutan dan efisien. ISO 50001 mewajibkan organisasi untuk menetapkan kebijakan baru demi tercapainya peningkatan berkelanjutan di dalam manajemen energi.
Bagaimana Cara Mendapatkan Sertifikat ISO?
Cara mendapatkan sertifikat ISO adalah melalui lembaga sertifikasi ISO yang telah terakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) dan berada di bawah naungan Badan Standardisasi Nasional (BSN).
Sebelum mengisi aplikasi pengajuan yang disiapkan lembaga sertifikasi, ada baiknya perusahaan menyiapkan beberapa hal berikut:
- Menyiapkan sumber daya yang mumpuni untuk menerapkan sistem ISO yang dibutuhkan. Sumber daya ini mencakup tim ISO yang berdedikasi meluangkan waktu 2 jam per hari untuk memastikan kelancaran sistem, dan mengalkulasi biaya untuk mendapatkan sertifikat ISO.
- Tim ISO minimal terdiri dari 2 orang per divisi dan tunjuk salah satunya menjadi management representative. Tunjuklah orang yang bisa dipercaya untuk memastikan berjalannya sistem ISO dan paham betul tentang proses bisnis perusahaan.
- Hubungi konsultan ISO terakreditasi untuk mengadakan training pengenalan akan ISO, juga training audit internal untuk tim ISO.
- Lakukan gap analysis untuk menemukan apa saja persyaratan ISO yang belum diterapkan.
- Rumuskan prosedur dasar dari ISO yang akan ditetapkan beserta prosedur kerja untuk setiap divisi.
- Jalankan audit internal pertama untuk mengecek kesesuaian dan ketidaksesuaian kinerja setiap divisi dengan prosedur yang telah ditetapkan.
- Perbaiki ketidaksesuaian.
- Hubungi Badan Sertifikasi ISO untuk mengajukan audit sertifikasi setidaknya 1 bulan sebelum tanggal audit yang diinginkan.
- Lakukan rapat tinjauan manajemen yang dipimpin langsung untuk memastikan semua persyaratan ISO telah diimplementasikan.
- Badan Sertifikasi ISO akan melakukan initial audit dan main audit. Pastikan tim ISO sudah siap.
- Jika semuanya lancar, maka sertifikat ISO akan diberikan. Anda dapat menampilkan logo sertifikasi tersebut di kop surat, kartu nama, dan bahkan kemasan produk untuk meningkatkan citra dan kredibilitas perusahaan.
- Sertifikat yang berhasil didapatkan berlaku selama 3 tahun. Setelah itu lembaga sertifikasi akan melakukan audit serfitikasi ulang secara keseluruhan untuk perusahaan yang sudah tersertifikasi.
Untuk membantu perusahaan melakukan persiapan sertifikasi ISO, dibutuhkan sebuah aplikasi yang mampu mengotomatisasi seluruh proses bisnis secara terintegrasi, yaitu ERP iDempiere. Sebagai contoh, di perusahaan garmen, aplikasi ERP ini dapat merekam beberapa BoM versions untuk fleksibilitas produksi, memeriksa jumlah bahan yang tersedia untuk produksi, dan material consumption.
Kemudian aplikasi ERP juga mendukung alur kerja otomatis, karena mampu merekam rincian pengiriman berdasarkan sales order dan digunakan untuk membuat berbagai laporan keuangan. Selain itu, ERP iDempiere juga bisa dikonfigurasi untuk menjadi pengingat, jika stok bahan tertentu menipis, ada pengiriman yang harus diproses, dan berbagai proses lainnya untuk meminimalkan kesalahan akibat human error. Dengan demikian, tidak ada informasi dan catatan yang terlewat, sehingga proses untuk mendapatkan sertifikat ISO dapat berjalan lebih lancar.