Sebelum mengirimkan produk, penjual dapat mengirimkan proforma invoice kepada para pelanggan. Saat mengirimkannya, produk mungkin belum selesai dikerjakan atau masih di dalam proses pengiriman. Lantas, sebenarnya apa itu proforma invoice?
Proforma invoice membantu pelanggan untuk mengetahui update terbaru tentang produk yang dipesan. Selain itu, pelanggan juga dapat mengetahui estimasi transaksi, seperti: biaya produk, biaya pemrosesan, dan biaya pengiriman. Dengan demikian, proforma invoice dapat diartikan sebagai invoice sementara.
Apa Itu Proforma Invoice?
Proforma invoice adalah jenis invoice sementara yang diberikan pemasok sebelum menyerahkan barang secara tuntas kepada pelanggan. Dengan demikian, proforma invoice menjadi faktur pengganti sementara karena barang yang diterima pembeli dikirimkan secara bertahap. Jenis invoice ini biasanya digunakan oleh pemasok yang menerapkan sistem pembayaran uang muka dan angsuran sesuai kesepakatannya dengan pelanggan.
Contoh:
Seorang pemilik bisnis garmen mendapatkan pesanan di dalam jumlah besar yang terbagi ke dalam beberapa tahap. Setelah mendapatkan uang muka, proyek pun dimulai. Penagihan dilakukan secara bertahap dengan proforma invoice sesuai persentase penyelesaian pesanan.
Manfaat Proforma Invoice
Proforma invoice bertujuan untuk memastikan bahwa penjual dan pelanggan berada di titik yang sama tentang perjanjian jual beli yang telah disepakati. Nah, ini dia sejumlah manfaat yang diperoleh dari penerapan proforma invoice:
- Menyatakan nilai barang untuk keperluan bea cukai demi kelancaran proses pengiriman.
- Agar pihak penjual mendapat persetujuan dari pihak internal, seperti divisi purchasing atau atasan langsung.
- Digunakan sebagai estimasi total biaya untuk melunasi tagihan.
- Mengecek apakah barang yang dibeli dan nilai tagihan sesuai pesanan.
- Mencatat estimasi keseluruhan produk yang akan dibeli.
- Mengurangi risiko kesalahan perhitungan total biaya yang harus dibayarkan.
- Menjadi acuan yang sah untuk pembukuan keuangan.
- Menjadi rujukan yang sah saat pembeli menjual barang yang tercatat itu kepada pihak lain.
- Menjadi rujukan yang resmi sebagai faktur pajak.
- Menjadi rujukan yang resmi untuk mengajukan komplain jika terjadi kesalahan pengiriman.
- Mencegah keterlambatan pembayaran.
- Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
Unsur-Unsur Proforma Invoice
Untuk membuat proforma invoice, Anda membutuhkan beberapa unsur penting, yaitu:
- Identitas penjual.
- Tanggal proforma invoice diterbitkan.
- Nama, deskripsi, dan kuantitas produk yang dibeli.
- Harga, tarif pajak, dan total pembelian.
- Rincian metode pembayaran yang diterima.
- Tanggal jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati.
Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Biasa
Invoice biasa dapat dikirimkan setelah barang dikirim kepada pelanggan. Sementara proforma invoice dikirimkan sebelum barang dikirim. Selain itu, invoice biasa cukup dikirim sekali saja untuk kemudian dilunasi. Sementara proforma invoice dikirim secara bertahap berdasarkan progress pembuatan dan pengiriman barang.
Perbedaan Proforma Invoice dan Purchase Order
Proforma invoice juga kerap kali disamakan dengan purchase order. Kedua jenis dokumen itu memang memuat deskripsi dan jumlah produk, harga, diskon, dan ketentuan pembayaran.
Namun, proforma invoice adalah dokumen yang dikirimkan penjual kepada pembeli. Sementara purchase order adalah dokumen yang dikirimkan pembeli kepada penjual.
Selain itu, purchase order berperan sebagai konfirmasi resmi penjualan. Sementara proforma invoice bukan konfirmasi, melainkan tagihan sementara secara bertahap.
Penggunaan Proforma Invoice
Proforma invoice umumnya digunakan apabila transaksi jual beli membutuhkan pembayaran di muka. Dengan begitu, proforma invoice dapat menjamin pembayaran sebelum pesanan diselesaikan. Saat membuat proforma invoice, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain:
Produk
Saat membuat proforma invoice, perhatikan semua detail terkecil sekalipun, seperti kuantitas dan kualitas dari produk yang akan dikirim. Berhati-hatilah saat menuliskan angka maupun huruf agar tidak terjadi kekeliruan yang merugikan.
Harga
Pastikan Anda mencantumkan harga yang tepat beserta kurs mata uang jika pembayaran akan dilakukan dengan mata uang asing. Selain itu, cantumkan juga ongkos kirim yang perlu ditanggung pembeli beserta total keduanya.
Penawaran
Khusus perusahaan jasa, perusahaan dapat memberikan harga penawaran kepada pelanggan. Dengan begitu, pelanggan bisa menentukan apakah harga itu sesuai keinginannya.
Saat menawarkan harga lewat proforma invoice, ingatlah untuk mencantumkan pula berbagai ketentuan yang dibutuhkan. Contoh: ketentuan maksimum revisi untuk jasa desain.
Kesimpulan
Proforma invoice adalah jenis invoice sementara yang diterbitkan dan dikirimkan kepada pelanggan sebelum pengiriman barang tuntas.
Dari sisi pembeli, proforma invoice dapat digunakan sebagai estimasi biaya yang harus dikeluarkan untuk membeli suatu produk. Dari sisi penjual, tagihan sementara ini menjadi jaminan pelunasan. Agar benar-benar dilunasi, maka sangat disarankan untuk menagih uang muka di awal proses produksi.
Untuk memudahkan penagihan sementara secara bertahap, Anda dapat menggunakan ERP (Enterprise Resources Planning) iDempiere. Selain mengotomatisasi pencatatan, ERP iDempiere juga menyediakan fitur pengingat dan jadwal otomatis, sehingga Anda tidak akan lupa untuk melakukan penagihan.
Terkait keamanannya, web-based ERP ini diinstal di Infrastructure-as-a-Service Cloud terpercaya, yaitu Amazon Web services. Jadi, Anda tak perlu khawatir akan kebocoran data dan hal lainnya. Untuk informasi lebih lanjut tentang implementasi dan cara kerja ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.