Perbedaan purchasing dan procurement masih membingungkan banyak orang. Identik dengan kegiatan pembelian di perusahaan, banyak yang menganggap keduanya memiliki makna yang sama. Meski saling berkaitan, tetapi kedua istilah tersebut sebenarnya memiliki perbedaan.
Lantas, apa perbedaan dari purchasing dan procurement? Agar tidak bingung lagi, simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.
Pengertian Purchasing dan Procurement
Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa secara keseluruhan, mulai dari perencanaan strategis, pemilihan vendor, negosiasi pembayaran, dan pembuatan kontrak perjanjian kerjasama (jika diperlukan, tergantung kebijakan perusahaan).
Melansir situs resmi Kementerian Keuangan Republik Indonesia, procurement adalah kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa, yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperolehnya.
Barang yang perlu diadakan dapat berupa barang yang akan dijual atau barang yang dibutuhkan karyawan untuk kegiatan operasional, seperti pulpen, calculator, laptop, dan lain-lain.
Selain barang, terkadang perusahaan juga memerlukan jasa untuk melakukan berbagai hal, antara lain: jasa sub kontraktor atau jasa untuk kebutuhan internal seperti: jasa renovasi, jasa sedot WC, jasa EO (Event Organizer), jasa social media management, jasa vendor ERP (Enterprise Resource Planning), dan lain-lain.
Sedangkan purchasing adalah proses yang berfokus pada proses pembelian barang atau jasa tersebut, mulai dari memesan barang atau jasa, menindaklanjutinya, membayar vendor, dan menilai kinerja vendor, sehingga purchasing merupakan bagian dari procurement.
Perbedaan Purchasing dan Procurement
Tertarik untuk memahami lebih dalam tentang perbedaan procurement dan purchasing? Simak penjelasan di bawah ini.
Sebagai proses pengadaan barang dan jasa, maka procurement secara garis besar terdiri dari beberapa tahap ini:
- Identifikasi kebutuhan
- Pemilihan barang atau jasa
- Pembelian barang atau jasa
- Menjalin hubungan baik dengan vendor
Ada beberapa barang dan jasa yang bisa dibeli secara langsung, seperti: galon air mineral dan jasa sedot WC. Namun, ada pula beberapa barang dan jasa yang harus melihat proses tender (pemilihan vendor), seperti: pembelian barang laptop atau pembelian jasa dekorasi acara tertentu. Setelah dipilih, maka purchase order akan dibuat dan dikirim ke vendor bersangkutan, agar perusahaan dapat memperoleh barang atau jasa sesuai kualitas dan kuantitas yang tercantum dengan tepat waktu.
Sementara purchasing, yang merupakan bagian dari procurement terdiri dari tahapan pembelian barang atau jasa yang meliputi:
- Pemesanan barang atau jasa
- Penerimaan barang atau jasa
- Pembayaran barang atau jasa
Kesimpulan
Purchasing adalah tahapan pembelian barang dan jasa yang merupakan bagian dari proses pengadaan atau procurement. Berikut adalah ringkasan dari perbedaan procurement dan purchasing:
Procurement > berfokus pada proses strategis, sehingga mencakup aktivitas berikut:
- Mengidentifikasi kebutuhan dan dana yang tersedia.
- Membandingkan dan memilih vendor sesuai dana dan kebutuhan.
- Bernegosiasi dengan vendor terkait syarat, ketentuan, kontrak, dan biaya.
- Membangun dan menjalin hubungan baik dengan vendor demi kerja sama yang berkelanjutan.
- Melakukan aktivitas pembelian (purchasing), yang merupakan salah satu metode untuk memperoleh barang dan jasa.
Purchasing > berfokus pada aktivitas pembelian transaksional, sehingga mencakup aktivitas berikut:
- Memesan barang atau jasa dari vendor berdasarkan permintaan dari berbagai divisi.
- Menindaklanjuti proses pengiriman barang dari vendor.
- Menerima barang atau jasa dari vendor.
- Melakukan pembayaran kepada vendor.
Proses procurement dan purchasing yang termasuk di dalamnya bisa diotomatisasi dengan software ERP yang menyediakan modul e-procurement, sehingga dapat menghindarkan perusahaan dari kekeliruan akibat human error.
Tak hanya itu, aplikasi ERP juga dapat mengotomatisasi proses bisnis procurement dan proses bisnis lainnya, seperti finance & accounting, supply chain management, warehouse management, dan lain-lain secara terintegrasi. Dengan begitu, perusahaan hanya membutuhkan 1 aplikasi untuk seluruh proses bisnis.
Salah satu ERP terbaik yang dapat digunakan adalah iDempiere. Tak menerapkan biaya lisensi per user (unlimited user), ERP software ini dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan dan keunikan proses bisnis setiap perusahaan. Untuk informasi lebih lanjut terkait ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor +62821-2228-2266.