Warehouse management (manajemen pergudangan) yang baik sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan dagang, baik besar maupun kecil, karena akan memengaruhi penjualan secara langsung.
Manajemen pergudangan atau manajemen gudang adalah aktivitas mengelola dan mengendalikan setiap elemen yang terdapat di dalam gudang agar bisa berjalan dengan optimal dan terhindar dari berbagai kekeliruan. Dengan manajemen gudang yang baik, maka arus barang dapat berjalan dengan rapi dan teratur tanpa kekeliruan yang merugikan, seperti hilang atau tidak adanya barang yang konsumen pesan.
7 Tips untuk Mengoptimalkan Warehouse Management
Demi menghindari kekeliruan, berikut adalah 7 tips warehouse management yang bisa diterapkan untuk mengelola gudang dengan baik dan benar:
Mencatat Data secara Akurat
Hal pertama yang harus dilakukan di dalam manajemen pergudangan adalah mencatat berbagai data, termasuk data stok barang masuk (inbound) dan barang keluar (outbound), mutasi barang, dan informasi stok lainnya secara akurat dan real-time.
Memisahkan Stok Lama dan Stok Baru
Berikutnya, divisi gudang juga perlu memisahkan stok lama dengan stok baru agar tidak semakin bingung saat menghitung dan memasukkan stok barang ke dalam warehouse management system. Dengan begitu, stok lama juga akan habis terlebih dahulu daripada stok baru, sehingga meminimalkan risiko kedaluwarsa saat sampai di tangan konsumen.
Menyusun Forecast Persediaan
Selanjutnya, divisi gudang harus menyusun forecast persediaan barang untuk mencegah risiko kekurangan stok barang. Untuk menyusunnya, dibutuhkan data yang akurat mengenai penjualan periode lalu, penjualan saat ini, dan target penjualan periode selanjutnya.
Mengecek Kembali
Pengecekan kembali sangat perlu dilakukan untuk memastikan kuantitas dan kualitas barang. Apabila ada barang yang rusak, maka barang itu bisa diklaim ke pemasok atau distributor sesuai perjanjian awal.
Apabila jumlah barang kurang dari yang tertera di purchase order, maka divisi gudang juga bisa menghubungi distributor atau pemasok untuk mengirimkan barang tersebut sesuai kekurangannya.
Menjadwalkan Persediaan Barang
Divisi gudang juga perlu menjadwalkan pembelian barang, sehingga dapat membelinya dari supplier atau distributor pada waktu yang telah ditetapkan. Dengan demikian, maka tidak ada pembelian pengiriman yang terlewat, yang bisa menyebabkan kekurangan stok.
Selain itu, divisi gudang juga perlu menjadwalkan penerimaan pengiriman barang, agar bisa melakukan pengecekan pengiriman kepada konsumen secara teratur.
Mengatur Tata Letak
Tata letak juga perlu diatur secara efisien dan efektif. Untuk melakukannya, divisi gudang harus terlebih dahulu memahami karakter dari setiap stok barang, agar bisa menentukan layout yang tepat.
Setelah menentukan layout yang tepat, dibutuhkan perekaman yang tepat sesuai kebutuhan gudang, misalnya barang A ada di kolom X rak Y tingkat rak Z. Di dalam warehouse management system, peletakkan barang ini harus direkam secara detail menggunakan fitur multi-locator, misalnya: barang A ada di lokasi X1Y2Z3.
Menggunakan Software Gudang yang Tepat
Seluruh proses di atas tidak mungkin dilakukan secara manual, karena akan membuang waktu dan tenaga serta menimbulkan kekeliruan akibat human error. Oleh karena itu, divisi gudang membutuhkan software gudang terbaik untuk melakukan semua itu.
Sayangnya, tidak semua software gudang mampu memfasilitasi setiap proses di atas, terlebih untuk mengatur tata letak dengan fitur multi-locator. Namun tak perlu khawatir, fitur multi-locator tersedia di dalam ERP software yang bernama iDempiere. Selain mampu memfasilitasi semua proses gudang di atas, open-source ERP ini juga mampu mengotomatisasi proses bisnis lainnya secara terintegrasi tanpa batasan jumlah pengguna (unlimited user).
Kosta Consulting sebagai vendor ERP iDempiere yang telah berpengalaman selama 10 tahun menyediakan jasa implementasi ERP terbaik untuk Anda. Silakan tanyakan lebih lanjut ke nomor 0821-2228-2266.