Di era digitalisasi ini, banyak software bisnis yang bisa digunakan perusahaan dagang untuk meningkatkan efisiensi bisnis, termasuk inventory management (IM) dan warehouse management system (WMS).
Sama-sama berhubungan dengan barang, tak sedikit yang berpikir bahwa keduanya adalah business software yang sama. Padahal keduanya memiliki fungsi yang amat berbeda.
Apa Itu Inventory Management?
Sebelum memahami perbedaan keduanya, mari pahami terlebih dahulu pengertian inventory management. Inventory management adalah proses pengelolaan dan pemantauan atas persediaan barang yang akan didistribusikan kepada konsumen. Pengelolaan ini berkaitan erat dengan pencatatan stok barang. Inventory management mencakup penyimpanan bahan baku, komponen pelengkap, dan barang jadi.
Apa Itu Warehouse Management System?
Warehouse management adalah proses yang mengelola penyimpanan (put away) dan pengambilan barang (picking) dari locator (tempat penyimpanan) yang sesuai secara spesifik. Dengan begitu, warehouse management system adalah software yang dapat mengelola penyimpanan dan pengambilan setiap stok barang dengan spesifik.
Metode penyimpanannya dapat dikonfigurasi sesuai kebijakan perusahaan, seperti:
- FIFO (First In First Out): barang yang lebih awal masuk diletakkan di ruas depan, agar terjual lebih cepat.
- LIFO (Last In First Out): barang yang terakhir masuk diletakkan di ruas depan, agar terjual lebih cepat.
- FEFO (First Expired First Out): barang dengan masa kedaluwarsa lebih awal diletakkan di ruas depan, agar terjual lebih cepat.
Selain itu, penyimpanan juga bisa dilakukan berdasarkan data tren permintaan, seperti dengan meletakkan barang yang fast-moving (paling laku) di dekat area pengemasan, sehingga mempercepat proses pengiriman.
Software ini dapat dikonfigurasi untuk menyimpan barang sesuai kapasitas tempat penyimpanan (handling unit), seperti jenis keranjang yang dapat digunakan untuk setiap barang dan ruas penyimpanan yang sesuai untuk setiap handling unit berdasarkan ukurannya.
Inventory Management vs Warehouse Management System
Lantas, apa saja perbedaan antara keduanya? Simak penjelasannya berikut ini:
- IM melacak semua persediaan barang di semua lokasi gudang. Sedangkan WMS melacak lokasi penyimpanan dalam satu gudang.
- IM menyediakan ikhtisar tentang semua persediaan. Sedangkan WMS menghasilkan laporan terkait ruang penyimpanan.
- IM dapat memberi tahu di gudang mana sajakah suatu barang tersebar. Sementara WMS memberi tahu secara spesifik di locator mana setiap barang bisa ditemukan.
- IM berfokus untuk menjaga tingkat persediaan, sehingga dapat memenuhi pesanan konsumen (termasuk memisahkan stok lama dan stok baru). Sedangkan WMS berfokus pada penyimpanan, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman barang dengan efisien.
- IM dapat digunakan untuk memastikan ketersediaan stok barang terjaga.. Sedangkan WMS dapat membantu memastikan penggunaan gudang yang optimal.
Software IM dan WMS
Warehouse management system mengelola semua barang di gudang dengan lebih rinci daripada inventory management. Hal ini dikarenakan warehouse management memang berfokus pada segala aktivitas yang terjadi di gudang.
Sedangkan inventory management berfokus pada penyimpanan persediaan, sehingga memberikan pengawasan yang lebih luas. Oleh karena itu, keduanya saling berhubungan, sehingga sama-sama dibutuhkan oleh perusahaan.
Lantas, bagaimana cara untuk menemukan kedua software tersebut? Proses pencarian 1 software saja sudah memakan banyak waktu. Tenang saja, Anda tak perlu repot-repot mencari 2 software, karena kini sudah ada ERP system (Enterprise Resource Planning).
ERP system adalah sebuah sistem yang mampu mengotomatisasi seluruh proses bisnis secara terpadu. Dengan begitu, Anda hanya membutuhkan 1 software untuk seluruh proses bisnis, termasuk warehouse, inventory, finance & accounting, CRM, SCM, sales, dan lain sebagainya.
Sayangnya implementasi ERP kerap kali memakan biaya yang sangat tinggi, karena disertai biaya lisensi per pengguna. Namun, tenang saja, karena ada ERP open-source yang tidak menerapkan biaya lisensi dan dapat digunakan tanpa batasan jumlah pengguna (unlimited user), yaitu: iDempiere.
Modul ERP inventory dan WMS dari iDempiere bisa diinstal di server perusahaan maupun di cloud yang aman dan terpercaya, yaitu: Amazon Web Services. Jadi, Anda tak perlu mengkhawatirkan keamanan data perusahaan Anda. Tanyakan lebih lanjut mengenai iDempiere kepada Kosta Consulting, vendor ERP iDempiere yang andal dan berpengalaman di nomor 0821-2228-2266.