“Apa itu e-procurement?” Pertanyaan ini mungkin sedang menghantui Anda yang diminta atasan untuk mencari software atau aplikasi e-procurement (electronic procurement).
Kegiatan procurement atau manajemen pengadaan sendiri senantiasa dibutuhkan di dalam segala bentuk bisnis, baik pembelian barang maupun jasa. Seiring perkembangan teknologi, procurement dapat dilakukan secara elektronik, sehingga dinamakan e-procurement.
Apa Itu e-Procurement?
Pertama, Anda perlu tahu apa itu procurement. Procurement adalah kegiatan pengadaan yang dilakukan perusahaan untuk memenuhi barang dan jasa yang dibutuhkan untuk produksi dan kegiatan operasional.
Procurement seringkali disamakan dengan purchasing, meskipun ada kesamaan, procurement dan purchasing memiliki perbedaan. Fungsi procurement dalam perusahaan adalah untuk mengadakan barang dan/atau jasa. Sementara fungsi purchasing dalam perusahaan sangat spesifik, yaitu untuk membeli barang dan/atau jasa.
Purchasing sendiri berada di dalam ruang lingkup procurement, bersama expediting dan trafficing. Jika purchasing merupakan proses pembelian, maka expediting merupakan proses pengawasan agar pembelian berjalan lancar. Kemudian, trafficing merupakan proses memastikan pengiriman agar barang dan/atau jasa sampai dengan aman di tujuan.
Dengan begitu, maka e-procurement adalah kegiatan pengadaan yang mencakup pemesanan dan pembelian barang maupun jasa yang dilakukan secara elektronik, baik melalui website, aplikasi, atau software.
Software e-procurement dirancang untuk mengotomatisasi dan memusatkan interaksi antara perusahaan dan vendor untuk meningkatkan efisiensi di dalam proses pengadaan. Kegiatan yang sering disebut e-proc ini mulai banyak diterapkan, karena dapat menghemat sangat banyak waktu, tenaga, dan biaya.
Alur e-Procurement
Lantas, seperti apa alur dari e-procurement itu sendiri? Alur e-procurement dan alur purchasing setiap perusahaan berbeda-beda, tetapi umumnya seperti ini:
- Requisition: karyawan membuat dokumen permintaan pembelian barang atau jasa langsung di dalam software, bisa berupa stok barang yang akan dijual, peralatan untuk kegiatan operasional, atau jasa tertentu, seperti renovasi.
- Budget checking: sistem akan melakukan pengecekan budget. Jika cukup, maka permintaan akan dilanjutkan ke proses berikutnya yaitu proses approval. Jika tidak, maka dikembalikan kepada kebijakan perusahaan, apakah bisa dilakukan koreksi atau penambahan budget.
- Workflow approval: proses persetujuan oleh supervisor, manager, dan/atau atasan lainnya. Jika nominalnya cukup besar, maka bisa diberlakukan alur approval hingga ke direksi.
- Requisition completed: saat dokumen Requisition disetujui, maka otomatis dokumen di dalam software akan completed, dan terbentuk jurnal budget reservation.
- Request for Quotation (RFQ): proses perbandingan harga dari beberapa vendor untuk pembelian barang atau jasa khusus (sesuai kebijakan perusahaan).
- RFQ response: respons dari pihak vendor terhadap permintaan penawaran.
- Rank response and select vendor: melakukan penilaian berdasarkan parameter yang ditentukan perusahaan. Penilaiannya tidak hanya berdasarkan harga, melainkan menggunakan parameter kualitatif juga, seperti track record, jaminan waktu pengiriman, dan lain sebagainya. Software e-procurement yang baik juga memungkinkan divisi purchasing melakukan penilaian lain di luar software, selama itu bisa dipertanggungjawabkan.
- Purchase order: dokumen yang digunakan untuk mengajukan pembelian ke vendor dan pembuatannya pun melalui jalur pengecekan budget dan approval.
- Purchase order completed: dokumen purchase order yang sudah disetujui maka akan otomatis completed di sistem.
- Send to vendor: purchase order dikirim ke vendor.
- Vendor shipment: daftar barang atau jasa yang akan atau sedang dikirimkan vendor. Daftar ini nantinya bisa dicek ulang saat penerimaan barang.
- Material receipt atau service receipt: bukti dari penerimaan barang atau jasa yang dibuat oleh penerima, bisa divisi purchasing atau gudang tergantung proses bisnis perusahaan atau penerimaan jasa oleh divisi tertentu, seperti divisi umum.
- Vendor invoice: vendor mengirimkan invoice dan perusahaan merekam adanya utang. Proses ini juga melalui jalur budget dan approval.
- Vendor Invoice completed: jika vendor invoice sudah disetujui, maka otomatis completed dan proses dilanjutkan ke pembayaran.
6 Manfaat e-Procurement
Setelah mengetahui apa itu e-procurement dan bagaimana alurnya, simak rangkuman mengenai manfaat yang ditawarkan oleh e-procurement software berikut ini:
– Setiap kebutuhan user akan terekam dengan rapi dan akurat, sehingga dapat meminimalkan kesalahpahaman antara divisi purchasing dan divisi lain.
– Membandingkan vendor dengan scorecard (kartu skor).
– Purchase order menjadi legalisasi ke vendor, agar vendor mengirimkan jumlah dan tipe barang yang sesuai.
– Selain menjadi bukti penerimaan barang, material receipt juga sangat berguna untuk penerimaan parsial.
Contoh: perusahaan mengirimkan PO untuk 1.000 barang, tetapi vendor mengirimnya secara parsial, yaitu: 300 barang di tahap 1 dan 700 barang di tahap 2.
Dengan material receipt yang diinput otomatis, software dapat mengingatkan bahwa masih ada kekurangan sejumlah 700 barang. Hal ini memudahkan divisi purchasing untuk melakukan follow up ke vendor.
– Memudahkan proses invoice approval, dengan adanya purchase order, material receipt, dan invoice dari vendor, yang merupakan komponen untuk melakukan three-way matching.
– Membandingkan penawaran setiap vendor dengan RFQ untuk mendapatkan kualitas dan harga terbaik. Selain itu, RFQ juga menyediakan fungsi kontrol yang menghindarkan purchasing staff dari kemungkinan untuk berinteraksi dengan vendor di luar kepentingan.
itu beberapa manfaat dari e-procurement, selain diperlukannya e-procurement untuk memudahkan alur bisnis, tentu diperlukan tips khusus untuk menambah kemudahaan bisnis.
Contoh e-Procurement Software
Saat Anda hendak memilih e-procurement software, pertimbangkan harga, kualitas, fitur, sistem keamanan, dan layanan yang dapat diberikan. Cek juga demo dari contoh e-procurement software yang ditawarkan.
Jika di samping manfaat e-procurement, Anda membutuhkan software lain lagi, seperti: finance & accounting management, warehouse management, supply chain management, dan lain-lain, maka Anda bisa menggunakan software ERP iDempiere. ERP iDempiere menyediakan banyak modul ERP, salah satunya e-procurement.
Khusus modul e-procurement, RFQ response di ERP iDempiere bisa dilengkapi dengan fitur vendor portal, di mana setiap vendor dapat mengisi penawaran masing-masing dengan cara login ke portal. Penawaran ini umumnya berisi: harga, rincian barang atau jasa, layanan yang disediakan, dan latar belakang perusahaan. Dengan begitu, divisi purchasing tidak perlu memasukkan penawaran tersebut sendiri di dalam proses RFQ response.
Sebagai open-source ERP, iDempiere dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan dan keunikan proses bisnis perusahaan. Selain itu, iDempiere juga bisa digunakan tanpa batasan jumlah pengguna (unlimited user).
Anda juga tak perlu khawatir terkait keamanan data, karena ERP open-source ini bisa diinstal di server perusahaan Anda (on-premise) atau cloud yang aman dan terpercaya, yaitu: Amazon Web Service.
Silakan tanyakan lebih lanjut mengenai implementasi ERP iDempiere kepada Kosta Consulting lewat WhatsApp 0821-2228-2266 atau lewat email ke sales@kosta-consulting.com.