Purchase requisition dan purchase order adalah 2 dokumen yang sama pentingnya di dalam kegiatan pembelian perusahaan. Namun, tak sedikit yang masih bingung tentang apa itu purchase requisition dan perbedaannya dengan purchase order.
Apa itu purchasing? Purchasing adalah proses pembelian (termasuk di dalam lingkup proses procurement) yang membutuhkan purchase order dan purchase requisition. Ya, meskipun kerap disamakan dan berhubungan satu sama lain, tetapi purchase order dan purchase requisition sebenarnya memiliki pengertian dan fungsi yang berbeda.
Apa Itu Purchase Requisition?
Purchase requisition adalah dokumen permohonan pembelian yang dibuat oleh masing-masing divisi dalam perusahaan sebelum membeli barang dan/atau jasa yang dibutuhkan. Terkadang dokumen ini disebut sebagai purchase request.
Disebut juga sebagai PR, dokumen ini umumnya dikirim divisi yang meminta pembelian barang dan/atau jasa kepada divisi keuangan untuk disetujui lalu baru dikirimkan ke divisi pembelian. Namun, ada juga perusahaan yang menerapkan pengiriman PR langsung ke divisi pembelian dengan mekanisme approval.
Dengan adanya PR sebagai dokumen internal, anggaran pembelian bisa dikendalikan agar tidak melampaui batas. Barang yang dibeli pun bisa dipantau sebagai aset perusahaan.
Selain itu, pembuatan PR juga dapat mencegah penipuan di dalam pembelian barang dan/atau jasa, seperti menaikkan harga demi keuntungan pribadi atau pembelian barang di dalam jumlah yang berlebihan. Hal-hal semacam itu tentu dapat merugikan perusahaan.
Komponen yang harus ada di purchase requisition antara lain:
- Nomor purchase requisition.
- Identitas (nama, posisi, dan divisi) pihak yang mengajukan pembelian.
- Barang dan/atau jasa yang ingin dibeli.
- Estimasi harga barang dan/atau jasa.
- Jumlah barang dan/atau jasa yang ingin dibeli.
Apa Itu Purchase Order?
Setelah mengenal purchase requisition, kini saatnya untuk mengenal pengertian purchase order. Pengertian purchase order (PO) adalah dokumen penting yang dibuat pembeli untuk memesan barang dan/atau jasa yang dijual oleh vendor (penjual) tertentu setelah mendapat otorisasi dari manajer terkait.
PO juga dapat diartikan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan di antara penjual dan pembeli tentang rincian barang yang hendak dibeli. Komponen yang harus ada di purchase order, antara lain:
- Nomor purchase order.
- Nama barang dan/atau yang dipesan.
- Kuantitas barang yang dipesan.
- Harga barang per unit.
- Total harga sesuai kuantitas dan harga per unit.
- Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
- Pajak Penghasilan (Withholding)
- Tanggal transaksi.
- Tanggal jatuh tempo pembayaran.
- Kolom otorisasi.
Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order
Berdasarkan paparan di atas, dapat disimpulkan bahwa perbedaan dua dokumen ini terletak pada fungsi dan waktu pembuatannya. Berikut ini rangkumannya:
- Purchase requisition dibuat oleh divisi internal dan diajukan kepada divisi lain yang bertanggung jawab untuk pembelian dan penggunaan anggaran perusahaan. Sementara purchase order dibuat divisi pembelian dan dikirim ke vendor untuk memproses pesanan.
- Purchase requisition atau dokumen permintaan pembelian dibuat saat suatu divisi membutuhkan barang dan/atau jasa tertentu. Nah, purchase order dibuat setelah permintaan pembelian disetujui berbagai manajer terkait.
- Purchase requisition berfungsi sebagai dokumen permintaan pembelian kepada divisi pembelian, sedangkan purchase order berfungai sebagai dokumen pemesanan kepada vendor.
Kesimpulan
Purchase requisition dan purchase order adalah dua dokumen yang berbeda. Purchase requisition merupakan dokumen internal, sedangkan purchase order merupakan dokumen eksternal.
Meski begitu, keduanya saling berkaitan. Purchase requisition menjadi landasan untuk pembuatan purchase order sebagai dokumen pemesanan kepada vendor.
Baca juga: Apa Itu e-Procurement dan Manfaatnya untuk Perusahaan?