Budget management alias manajemen anggaran harus dilakukan dengan cermat agar kesehatan perusahaan terjaga. Pengertian budget management mencakup aktivitas menggunakan sumber daya keuangan, menghasilkan pendapatan, dan mencapai tujuan bisnis.
Kegiatan budget management ini umumnya dikerjakan oleh manajer setiap divisi, sehingga tidak hanya terfokus pada divisi keuangan.
Pengertian Budget Management
Budgeting adalah proses perkiraan berapa banyak uang (anggaran) yang harus dikeluarkan berdasarkan kemampuan dan kebutuhan perusahaan. Cara membuat anggaran belanja perusahaan adalah dengan menentukan pedoman penganggaran berdasarkan tujuan yang hendak dicapai perusahaan di dalam periode mendatang.
Dengan demikian, budget management adalah aktivitas mengelola dan mengarahkan penggunaan anggaran semua departemen di suatu perusahaan. Aktivitas ini meliputi alokasi dana, pengelolaan pendapatan, pengawasan penggunaan anggaran, dan pelacakan pengeluaran.
Budget management bertujuan untuk memenuhi setiap tujuan keuangan perusahaan, sehingga memberikan sejumlah manfaat sebagai berikut:
- Membandingkan prediksi dengan hasil yang aktual.
- Memantau arus kas perusahaan.
- Mencatat pengeluaran dan kewajiban.
- Merencanakan pengeluaran untuk masa depan.
- Menentukan target penjualan.
- Mengetahui sejauh mana tujuan keuangan perusahaan tercapai.
Metode Budget Management
Budget management tentu bukan hal yang mudah. Ada 2 metode yang dapat dipilih untuk melakukannya dengan efektif:
Pendekatan Top-down
Dengan metode ini, para manajemen puncak menyiapkan perkiraaan dan menentukan tujuan keuangan. Kemudian, mereka akan menyampaikan informasi itu kepada para manajer tingkat menengah.
Para manajer itu kemudian akan merencanakan dan menentukan anggaran departemen lalu menyampaikannya kepada para manajer tingkat bawah.
Pendekatan Bottom-up
Dengan metode ini, para manajer puncak memprediksi kebutuhan dan tujuan keuangan perusahaan lalu menyampaikannya ke semua tingkat manajer dan divisi.
Setelah itu, para manajer dan supervisor akan merencanakan kebutuhan produksi, termasuk biaya dan proyeksi penjualan serta pendapatan. Mereka kemudian menyampaikan anggaran divisi masing-masing kepada para manajer tingkat menengah dan puncak.
Cara Mengelola Anggaran
Setelah memilih metode yang sesuai, kini saatnya untuk mengelola anggaran perusahaan. Begini caranya:
Ikuti Metode Budget Management Perusahaan
Jika perusahaan Anda telah menetapkan metode budget management yang perlu digunakan, maka penetapan dan penggunaan metode itu telah melalui pertimbangan yang matang. Jadi, ikuti saja metode itu.
Pahami Tujuan Perusahaan dan Divisi Anda
Tanyakan manajer yang berada tepat di atas Anda tentang tujuan yang diharapkan, baik jangka pendek maupun jangka panjang untuk 1 periode penganggaran.
Dengan demikian, Anda dapat merencanakan kebutuhan divisi Anda, yang meliputi peralatan kerja, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.
Libatkan Divisi Anda
Sebelum menetapkan anggaran, pastikan Anda telah mendengarkan umpan balik (feedback) dari divisi Anda. Ini akan membantu Anda untuk memahami kebutuhan unik divisi Anda dan merencanakan sumber daya, termasuk anggaran untuk meningkatkan produktivitasnya.
Tak hanya itu, anggota divisi Anda juga akan lebih memahami peran mereka untuk mencapai tujuan perusahaan. Hal ini dapat menyemangati mereka saat bekerja.
Ketahui Fixed Cost dan Variable Cost
Dengan mengetahui keduanya, Anda dapat menahan diri untuk menganggarkan hal yang tak perlu serta menentukan prioritas budget.
Pantau dan Koreksi
Pantau jalur anggaran divisi Anda untuk mengetahui kesalahan yang terjadi selama periode penganggaran. Jika ada operasi divisi yang dapat melampaui anggaran, maka segera lakukan penyesuaian sebelum hal itu benar-benar melampaui anggaran. Untuk hal ini, Anda dapat meminta saran dari divisi keuangan.
Evaluasi Anggaran
Selanjutnya, Anda juga perlu mengevaluasi anggaran secara rutin, bisa bulanan, triwulan, atau bahkan tahunan. Namun, sebaiknya lakukan evaluasi setiap bulan untuk memastikan akurasi dan menjaga proses bisnis berjalan sesuai anggaran.
Dengan evaluasi ini, Anda juga bisa mengidentifikasi apa saja sumber daya yang perlu ditambahkan dan menghilangkan proses mahal yang tidak diperlukan.
Kesimpulan
Budget management merupakan aktivitas pengelolaan yang menentukan kondisi keuangan perusahaan. Oleh karena itu, hal ini umumnya dilakukan oleh manajer setiap divisi. Budget management bisa menyita banyak waktu dan tenaga. Untuk menghemat waktu dan tenaga Anda, gunakan software ERP iDempiere.
Software ERP iDempiere dapat membantu Anda untuk mengalokasikan dana sesuai kebutuhan, mengotomatisasi perekaman transaksi, dan mengintegrasikannya dengan seluruh proses operasional bisnis.
Diinstal di IaaS terpercaya, yaitu Amazon Web Services, Anda tak perlu khawatir tentang keamanannya. Selain itu, ERP iDempiere juga bisa digunakan tanpa batasan jumlah pengguna (unlimited user). Jika Anda ingin bertanya lebih lanjut tentang modul dan implementasi ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.