Pencatatan setiap transaksi merupakan hal yang penting di dalam bidang akuntansi dan keuangan, salah satunya dengan nota kredit. Nota kredit atau credit note adalah salah satu dokumen penting di dalam kegiatan pengurangan piutang. Yuk, pahami pengertian nota kredit, manfaat, dan contohnya di bawah ini.
Pengertian Nota Kredit
Nota kredit adalah dokumen yang membuktikan pengurangan piutang usaha. Nota ini umumnya digunakan untuk pengembalian barang dagangan. Hal ini umumnya disebabkan oleh kerusakan barang atau tidak sesuainya jenis barang yang dikirimkan dengan yang dicantumkan di purchase order.
Penjual menerbitkan dan menandatangani nota kredit, yang kemudian berfungsi untuk mengurangi piutang usaha yang akan ditagih kepada pembeli. Terdiri dari dua rangkap, lembar pertama (dokumen asli) diberikan kepada pembeli, sedangkan lembar lainnya disimpan penjual.
Penjual bisa menerbitkan nota kredit untuk pembeli untuk alasan berikut:
- Pembeli mengembalikan barang karena sejumlah alasan.
- Barang mengalami kerusakan selama proses pengantaran.
- Ada kelebihan bayar di invoice penjualan asli.
- Ada kesalahan harga di invoice penjualan asli.
Manfaat Nota Kredit
Penggunaan nota kredit memberikan sejumlah manfaat bagi penjual dan pembeli, antara lain:
Meningkatkan Kinerja Operasional Bisnis
Nota kredit berfungsi untuk memperbaiki kesalahan yang telah dibuat, sehingga dapat meningkatkan kinerja operasional bisnis secara menyeluruh. Dengan begitu, kegiatan operasional dapat dievaluasi demi terciptanya sistem yang lebih efisien. Selain itu, proses administrasi pun akan jadi lebih mudah dilakukan karena transaksi tercatat secara sistematis.
Memudahkan Pelacakan Kesalahan Penjualan
Nota kredit memberikan informasi tentang kesalahan yang dilakukan penjual secara rinci dan formal, seperti kelebihan pengiriman barang atau kelebihan atau kerusakan barang.
Menjadi Sumber Terpercaya untuk Laporan Keuangan
Keberadaan nota kredit diharapkan dapat membersihkan catatan akuntansi dari segala kesalahan, sehingga laporan keuangan pun dapat disusun secara terpercaya.
Menghindari Konflik
Nota kredit juga dapat menyelamatkan pembeli dari kemungkinan konflik atau masalah teknis bisa saja timbul. Saat ada barang yang rusak dan merugikan pembeli, penjual harus mengatasinya, sehingga tidak terjadi konflik antara kedua belah pihak.
Mempertahankan Hubungan yang Baik dengan Pembeli
Nota kredit berperan sebagai jaminan keamanan transaksi untuk pembeli. Dengan demikian, kredibilitas bisnis pun akan meningkat. Hal ini menunjukkan bahwa penjual bertanggung jawab sepenuhnya atas kesalahan yang dilakukan serta akan membantu pemilik usaha untuk melacak kesalahan penjualan yang terjadi.
Format Nota Kredit
Setiap penjual memiliki template untuk nota kredit. Namun, nota kredit umumnya oleh beberapa komponen penting, di antanya
- Informasi produk, jumlah, dan harga yang dikembalikan.
- Nomor pesanan untuk tujuan pelacakan (tracking).
- Tanggal, faktur tagihan, dan alamat pengiriman
- Memberikan ketentuan pembayaran yang jelas untuk menghindari permasalahan lebih lanjut.
Contoh Credit note
PT Cinta Anabul
Hal: Penerimaan Barang Rusak
Credit Note
Date: 08/05/2022
To:
Elsa Virginia
Jl. Kemuning Raya No. 11B
Jakarta Barat
08156756756
Customer ID: JB-7190
| Quantity | Item | Description | Unit Price | Line Total |
| 10 | J17B9 | Natural Wood Clumping Cat Litter | Rp200.000 | Rp2.000.000 |
Kesimpulan
Nota kredit merupakan dokumen yang membuktikan pengurangan piutang usaha. Hal ini bisa terjadi akibat pengembalian barang yang rusak atau salah kirim. Selain itu, bisa juga terjadi karena ada kesalahan di invoice lama.
Untuk membuat nota kredit sesuai kebutuhan dan keunikan proses bisnis Anda, gunakanlah ERP iDempiere. Selain bisa di-customized, aplikasi ERP ini juga dapat mengotomatisasi seluruh proses bisnis secara terintegrasi.
Keamanannya pun terjamin karena diinstal di IaaS terpercaya, yaitu: Amazon Web Services. Untuk informasi lebih lanjut seputar ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.