“Hari ini mau interview dengan user.” “User interface-nya tolong dibuat lebih menarik.” Kata user banyak digunakan di dalam kehidupan sehari-hari. Namun, apa pengertian user dan apa saja jenis-jenisnya?
Pengertian User
Cambridge Dictionary mendefinisikan user ke dalam 2 kategori, yaitu: formal dan informal. Dari segi formal, user adalah seseorang yang menggunakan suatu produk, mesin, atau layanan. Kata user di sini dapat mengacu ke pengguna aplikasi.
Sementara dari segi informal, user adalah seseorang yang memanfaatkan orang lain demi keuntungan tertentu. Kata user di sini dapat mengacu ke hubungan tertentu, baik percintaan maupun profesional antar pemberi kerja dan pekerja.
Jenis Pengguna Aplikasi
Berdasarkan kedua definisi di atas, user dapat diartikan sebagai pengguna, apa pun itu yang sedang digunakan, termasuk aplikasi ERP. Dari segi penggunaan aplikasi, user dibagi menjadi 2 jenis, yaitu: key user dan end user. Namun, apa perbedaan di antara keduanya?
Key User
Dilansir dari laman SAP, key user adalah pengguna dari suatu departemen yang memiliki pengetahuan lebih tentang proses bisnis perusahaan tempatnya bekerja, sehingga bisa menentukan sistem dan aplikasi yang akan digunakan untuk memudahkan proses bisnis.
Key user juga memahami dampak dari penggunaan sistem dan aplikasi tersebut. Maka dari itu, key user umumnya adalah manager dari suatu departemen. Di dalam proses perencanaan, key user mungkin saja menghabiskan sepanjang hari untuk rapat, melakukan gap analysis, dan mengetes beberapa aplikasi. Pada saat-saat itu, key user perlu lebih fokus untuk menentukan sistem dan memilih aplikasi yang tepat, sehingga tugas harian mereka biasanya dilimpahkan kepada orang lain.
Di dalam proses implementasi, key user akan memberikan pengarahan kepada end user dengan mengadakan training atau bahkan menjawab setiap pertanyaan yang muncul.
End User
Sementara end user adalah pengguna dari aplikasi yang ditentukan dan dikembangkan oleh key user. End user ini umumnya para staf yang tidak memahami proses bisnis sedalam key user, sehingga tidak memiliki kapasitas untuk menentukan sistem dan aplikasi yang akan digunakan. Meski begitu, end user tetap bisa memberikan kritik dan saran terkait sistem dan aplikasi yang sedang digunakan.
Contoh: HR Manager selaku key user menyusun sistem kerja paling efektif untuk divisi HR sekaligus mempertimbangkan HRIS yang paling tepat untuk meringankan pekerjaan para stafnya selaku end user.
Kesimpulan
Sederhananya, pengertian user adalah pengguna. Dari segi penggunaan aplikasi di suatu perusahaan, user terbagi menjadi key user dan end user.
Key user adalah pengguna yang memahami proses bisnis perusahaan secara mendalam, sehingga memiliki kapasitas dan otoritas untuk menentukan sistem serta aplikasi yang akan digunakan. Sementara end user tidak memiliki pemahaman sedalam itu, sehingga tidak bisa menentukan sistem serta aplikasi yang akan digunakan.
Key user bisa menjadi end user juga (menjalankan sistem dan menggunakan aplikasi tersebut). Namun, end user tidak bisa menjadi key user.