Seiring pesatnya perkembangan properti, maka property management atau manajemen properti menjadi disiplin ilmu yang penting untuk diterapkan. Adanya disiplin ilmu ini menuntut para pelaku bisnis properti untuk terus melakukan improvisasi dari sisi pengetahuan, kemampuan, dan tingkah laku dalam mengoptimalkan penggunaan properti.
Pengertian Property Management
Mengutip Universitas Bung Hatta, property management adalah tugas suatu organisasi untuk mengelola harta yang terbatas atas barang berwujud yang dimiliki individu atau perusahaan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan pemiliknya.
Manajemen properti yang baik dibutuhkan untuk mencapai Internal Rate of Return (IRR) dari target yang ditetapkan pemiliknya. IRR sendiri merupakan indikator efisiensi dari suatu investasi, di mana laju pengembalian dari proyek harus lebih besar daripada uang yang dikeluarkan saat berinvestasi.
Demi terciptanya manajemen properti yang baik dan benar di Indonesia, maka beberapa universitas ternama menawarkan program studi manajemen properti, seperti Universitas Gadjah Mada dan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
Jenis Properti
Sebelum mengenal fungsi property management lebih dalam, mari pahami jenis-jenis properti yang ada di pasaran, antara lain:
Rumah Tapak (Landed House)
Rumah tapak adalah rumah yang dibangun langsung di atas tanah dan jumlahnya semakin menipis di pusat kota. Jenis properti ini kerap dipilih masyarakat yang ingin berinvestasi jangka panjang dengan menyewakannya sebagai kontrakan atau masyarakat perkotaan yang ingin menenangkan diri. Jika kamarnya banyak, maka bisa dijadikan sebagai tempat kos.
Real Estate
Real estate adalah properti yang terdiri dari tanah dan bangunan di atasnya, lengkap dengan berbagai fasilitas. Di Indonesia sendiri, real estate lebih dikenal dengan istilah perumahan yang dibangun oleh developer tertentu. Nah, di dalam perumahan ini, umumnya ada rumah tapak, ruko, minimarket, restoran, Ruang Publik Terpadu Ramah Anak (RPTRA), dan taman yang terjaga dengan aman.
Apartemen
Apartemen merupakan hunian vertikal yang umumnya terletak di pusat kota, sehingga cocok untuk dijadikan sebagai tempat tinggal masyarakat dengan tingkat mobilisasi yang tinggi. Unit apartemen tidak boleh dijadikan sebagai tempat berjualan, tetapi lantai dasar umumnya dijadikan developer sebagai tempat berjualan yang perlu dikelola dengan baik oleh pihak pengelola.
Rumah Toko (Ruko)
Berbeda dengan jenis-jenis properti sebelumnya, ruko sesuai namanya, merupakan tempat tinggal sekaligus toko, sehingga bisa digunakan untuk berjualan. Dikarenakan proses izinnya yang memakan lebih banyak waktu dan biaya, maka biaya untuk investasi ruko umumnya lebih besar daripada rumah tapak dan apartemen.
Office Space
Office space hanya diperuntukkan untuk usaha dengan jam operasional tertentu, mulai dari 8 jam hingga 12 jam. Pemilik usaha yang menyewa office space harus benar-benar memperhatikan hal ini, karena akan ada tagihan tambahan jika masih beroperasi setelah jam operasional. Meski begitu, ada juga office space yang beroperasi selama 24 jam.
Gudang
Digunakan sebagai tempat penyimpanan barang, gudang umumnya dibangun di area industrial estate, pelabuhan, atau bandara. Sebelum berinvestasi gudang, pastikan gudang tersebut telah mengantongi izin industri untuk beroperasi.
9 Fungsi Manajemen Properti
Untuk mencapai Internal Rate of Return, dibutuhkan sebuah tim yang memastikan tercapainya 9 fungsi manajemen properti, yaitu:
Fungsi Purna Jual
Pengelola juga bertanggung jawab atas berbagai masalah atau kerusakan yang terjadi pada bangunan yang masih berada di dalam masa garansi.
Fungsi Kontrol Bangunan
Fungsi ini berfokus pada kepentingan konstruksi dan estetika untuk menjaga keseimbangan di setiap wilayah dengan mengatur setiap aktivitas pembangunan dan renovasi secara saksama, agar dapat berjalan dengan benar dan tertib.
Fungsi ini mencakup pemberian izin bangunan, inspeksi rutin, dan penyesuaian kebutuhan renovasi sesuai peraturan pemerintah dan developer. Contoh: Dengan adanya larangan perubahan pada fasad bangunan, maka pengelola harus memastikan agar tak ada yang mengubahnya.
Fungsi Kesehatan dan Kebersihan Lingkungan
Fungsi ini berkaitan erat dengan pengawasan dan pemeliharaan listrik, telepon, jalan, serta saluran air dengan institusi terkait, seperti PLN dan PAM. Dilaksanakan demi keselamatan dan keamanan lingkungan hidup, fungsi ini mencakup pengawasan, pendistribusian, dan pemeliharaan kualitas air bersih, dan daur ulang limbah rumah tangga milik seluruh pengguna bangunan.
Fungsi Administrasi
Untuk mendukung fungsi operasional, dibutuhkan administrasi yang baik. Maka dari itu, properti yang dikelola secara profesional menerapkan sistem Total Quality Management (TQM) yang didaftarkan dengan standar ISO (International Organization for Standardization).
TQM dengan standar ISO berperan sebagai standar internasional untuk menetapkan Standard Operating Procedure (SOP) yang tepat, agar kegiatan operasional dapat berjalan dengan lancar dan benar.
Fungsi Penagihan
Pengelola juga perlu mengurus semua tagihan yang berhubungan dengan fungsi manajerial, seperti keamanan, air, dan sampah. Hasil penagihan tersebut bisa dijadikan sebagai dana untuk mengelola kebersihan, keamanan, kelangsungan pasokan air.
Fungsi Hubungan Kemasyarakatan
Kebutuhan yang berhubungan birokrasi pemerintahan, seperti pengurusan KTP, pembayaran PBB, hingga penyelesaian sengketa terkait gangguan lingkungan sekitar juga termasuk ke dalam lingkup property management.
Fungsi Layanan Pengguna
Pihak pengelola juga berperan sebagai sumber yang memberikan berbagai informasi yang membantu para pengguna, baik penghuni maupun penyewa untuk menyelesaikan berbagai masalah memperoleh kebutuhan mereka.
Fungsi Konsultan
Tim pengelola bertugas sebagai konsultan untuk memonitor perkembangan properti agar bisa memperoleh IRR yang optimal. Fungsi ini mencakup tenant management dari suatu properti. Tenant di sini bermakna sebagai penyewa lahan di suatu properti yang menggunakannya untuk membuka bisnis.
Sebagai konsultan, tim pengelola harus menjaga hubungan baik dengan tenant melalui komunikasi yang lancar, terlebih dalam hal pembayaran dan ketika tenant menyampaikan keluhan.
Fungsi Promosi
Demi memperoleh IRR yang ditetapkan, maka tim pengelola juga harus mencari penyewa, tenant, atau pembeli dengan strategi promosi yang efektif. Agar dapat memenuhi fungsi-fungsi di atas, tim pengelola perlu melacak dan merekam semua pembayaran serta perubahan di dalam properti, yang kemudian diolah menjadi laporan untuk melakukan peninjauan.
Dari peninjauan tersebut, pengelola dapat mengambil keputusan untuk menjaga hubungan dengan tenant dan meningkatkan kualitas layanan bagi para penghuni. Oleh karena itu, pengelola membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat melacak dan merekam hal-hal di atas dengan akurat, yaitu aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) iDempiere.
ERP sendiri adalah aplikasi yang dapat mengotomatisasi seluruh proses bisnis secara terintegrasi, sehingga dapat meminimalkan risiko kesalahan akibat human error. ERP iDempiere terdiri dari berbagai modul yang dibutuhkan oleh property management, di antaranya: finance & accounting, human resources, dan project management. Untuk pertanyaan lebih lanjut seputar ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.