Di dalam dunia bisnis, nota merupakan dokumen yang sangat penting. Bukti transaksi ini digunakan untuk merekam proses pembelian. Selain itu, ada juga nota debit yang dipakai untuk mengoreksi utang. Simak pengertian nota debit, manfaat, dan contohnya di bawah ini.
Pengertian Nota Debit
Sebagai bukti transaksi yang sah, nota umumnya diterbitkan penjual di dalam 2 rangkap, 1 untuk penjual dan 1 lagi untuk pembeli itu sendiri. Selain sebagai bukti transaksi, nota juga bisa dijadikan sebagai bukti yang kuat saat ada kesalahpahaman pada suatu transaksi.
Nah, nota debit adalah bukti pengurangan utang pembeli kepada penjual. Hal ini dapat disebabkan oleh pengembalian barang dari si pembeli. Oleh karena itu, tak seperti nota lainnya, nota debit diterbitkan oleh pembeli untuk mengurangi pinjaman transaksi utang pembeli yang seharusnya telah dilunasi.
Dibuat di dalam 2 rangkap, lembar 2 akan dikirimkan pembeli kepada penjual beserta pengembalian barangnya dan lembar 1 akan disimpan olehnya.
Manfaat Nota Debit
Nota kini telah banyak digunakan di toko grosir maupun toko ritel. Jika ada barang yang kurang sesuai, maka pembeli bisa menggunakan nota debit untuk mengembalikan barang itu kepada si penjual.
Saat barang dikembalikan, penjual akan memberikan nota lain yang akan membantunya untuk mengecek transaksi yang telah dicatat. Berikut ini adalah manfaat nota debit selengkapnya:
Mengurangi Utang Pembeli
Nota debit bermanfaat untuk meminta pengurangan utang pembeli. Pengurangan ini akan mengurangi tagihan dari jumlah yang telah disepakati sebelumnya.
Pengurangan ini dapat terjadi saat barang yang dibeli di dalam bentuk piutang dikembalikan oleh pembeli. Dengan demikian, terjadilah pengurangan utang pembeli kepada penjual secara langsung.
Mengoreksi Harga Barang
Nota debit juga dapat membantu pengoreksian harga barang tertentu. Koreksi ini biasanya terjadi saat barang tidak laku lagi, sehingga membutuhkan koreksi agar lebih transparan.
Hal itu akan menguntungkan pihak penjual karena bisa membuat barang itu lebih laku (cepat habis) dan juga pembeli karena bisa membeli barang sesuai harga yang lebih murah sesuai kesepakatan bersama.
Mengoreksi Jumlah Barang
Dengan nota debit, pembi juga bisa meminta koreksi atas jumlah barang yang telah disepakati. Ini biasanya terjadi saat ada kekurangan saat pengiriman barang.
Nota debit akan digunakan untuk menunjukkan berapa banyak barang yang seharusnya diterima, sehingga tidak menimbulkan masalah baru.
Jika ada kekurangan barang, maka pembeli perlu meminta kekurangannya dengan membawa bukti berupa nota debit itu. Dengan begitu, transaksi bisa berjalan dengan lancar dan transparan.
Menjadi Bukti untuk Stock Opname
Nota debit juga mendukung proses stock opname, karena dapat memberitahukan barang apa saja yang bermasalah.
Format Nota Debit
Format nota debit di setiap toko atau perusahaan memang berbeda-beda, tetapi inilah komponen yang harus ada di dalam nota debit, yaitu:
- Nama PKP pembeli.
- Nama PKP penjual.
- Nomor nota kredit.
- Keterangan jumlah barang yang dikembalikan.
- Jenis barang yang dikembalikan.
- Harga barang per unit.
- Total harga barang yang dikembalikan.
- Tanggal pembuatan nota debit.
- Nama dan tanda tangan pembeli.
Contoh Nota Debit
Simak contoh nota debit di bawah ini sebagai gambaran pembuatannya:
PT YUK SANTAI AJA
Email: lena.yulena@yuksantaiaja.com
NOTA DEBIT
No.: YSA/01/ND/10
Kredit kepada: PT Adem Ayem
No. Nota Kredit: AA/30/ND/88
Barang: satu (1) bantal KS53
Harga unit: Rp500.000
Total: Rp500.000
Jumat, 5 Agustus 2022
(Tanda tangan dan nama jelas pembeli)
Kesimpulan
Nota debit merupakan bukti pengurangan utang pembeli kepada penjual. Hal ini terjadi karena pengembalian barang yang tidak sesuai pesanan. Uniknya, nota ini diterbitkan oleh pembeli untuk mengurangi pinjaman transaksi utangnya yang seharusnya telah dilunasi.
Ingin membuat nota debit sesuai kebutuhan dan keunikan proses bisnis Anda? ERP iDempiere jawabannya. Selain dapat dikonfigurasi, aplikasi ERP ini juga dapat mengotomatisasi seluruh proses bisnis secara terintegrasi, sehingga Anda hanya perlu 1 aplikasi untuk menjalankan seluruh proses bisnis.
Diinstal di IaaS terpercaya, yaitu Amazon Web Services, keamanan data Anda akan terjaga bersama ERP iDempiere. Untuk pertanyaan lebih lanjut tentang aplikasi ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.